Data Administration Specialist – Banking

Permanent positions, hybrid

downtown Montreal, excellent benefits

salary 69K or based on experience


  • Finalize the set-up of new counterparts in the in-house KYC system and bring the data into the local counterpart database application.
  • Set up and maintain the counterparts in trading systems (Back office and front office applications) as needed.
  • Review daily reconciliations aimed at detecting inconsistencies of client data/status between local application systems
  • On-board newly created clients to electronic platforms for confirm and statement as well as maintain client user access: address changes to mailing addresses through researching and working with KYC team – often identified following the processing of returned mail.
  • Close client files and accounts in downstream systems, that are no longer needed after reviewing and confirming that there is no activity.
  • Prepare, reconcile and monitor the expiration of Patriot Act certificates. In conjunction with the Front Office while keeping compliance contacts updated of the progress and obtain new certificates as needed.
  • Obtain Tax Certifications (forms W-8 and W-9). Capture and validate this information in the in-house applications. While keeping WRMs or Sales teams advised if forms are not valid. Help trouble shoot issues exposed by the application for the forms and acting as a Liaison with the Tax Department.
  • Collect and process Prime Brokerage documentation – Forms 150 and 151, and Form 1 to schedule A (F1SA)
  • Setup/maintain and validate USD Fed Wire transfers templates on the bank payment system to allocate Fed Fund wire transfers as needed for the business lines within the firm
  • Ensure proper procurement, maintenance and updates of documentation in the bank’s systems for reference and verification
  • Maintain appropriate knowledge to ensure to be fully qualified to undertake the role. Complete all mandatory training as required to attain and maintain competence

Your Qualifications

  • University degree.
  • 2 years of previous experience in a Financial Institution in areas of Back Office Security settlement.
  • Ability to work with a small team while multi-tasking and carrying a good sense of prioritization
  • Ability to work under time pressure
  • Good knowledge of MS office package especially in Excel
  • Strong organizational skills with excellent attention to detail
  • An excellent verbal and written communication skill in English.
  • Self-motivated and excellent team player
  • Strives to deliver the solution in the most effective and timely manner
  • Knowledge of Bankers Almanac application a plus.
  • Understanding of tax certifications is a plus.


Spécialiste de données bancaire

Poste permanent, hybride, centre-ville

Excellents avantages sociaux

Salaire 69K ou selon expérience

Vos responsabilités

  • Finaliser la mise en place des nouvelles contreparties dans le système KYC interne et importer les données dans l’application de base de données des contreparties .
  • Mettre en place et maintenir les contreparties dans les systèmes de trading (applications Back Office et Front Office) selon les besoins.
  • Examiner les rapprochements quotidiens visant à détecter les incohérences des données/statuts des clients entre les systèmes d’application locaux
  • Intégrer les clients nouvellement créés dans les plateformes électroniques pour confirmation, ainsi que maintenir l’accès des utilisateurs clients : changements d’adresses postales grâce à la recherche et à la collaboration avec l’équipe KYC – souvent identifiés suite au process de mails retournés
  • Fermer les fichiers et comptes clients dans les systèmes, qui ne sont plus nécessaires après avoir examiné et confirmé qu’il n’y a aucune activité.
  • Préparer, réconcilier et suivre l’expiration des certificats Patriot Act. en collaboration avec le Front Office tout en tenant les contacts de conformité informés des avancées et en obtenant de nouveaux certificats si nécessaire.
  • Obtenir les attestations fiscales (formulaires W-8 et W-9). Capturer et valider ces informations dans les applications internes tout en informant les WRM ou les équipes commerciales si les formulaires ne sont pas valides. Aider à résoudre les problèmes relevés par l’application des formulaires et être le lien avec le service des impôts.
  • Recueillir et traiter la documentation de Prime Brokerage – Formulaires 150 et 151 et formulaire 1 pour l’annexe A (F1SA)
  • Configurer/maintenir et valider les modèles de virements électroniques Fed Wire en USD sur le système de paiement bancaire pour allouer les virements éléctroniques Fed Fund selon les besoins de secteurs d’activité de l’entreprise.
  • Assurer le maintien et les mises à jour nécessaires de la documentation
  • Maintenir les connaissances appropriées pour être pleinement qualifié pour assumer le rôle. Suivre toutes les formations obligatoires requises pour atteindre et maintenir la compétence.

Vos qualifications

  • Diplôme universitaire
  • 2 years of d’expérience dans une institution financière dans le domaine Back office des réglements/livraisons valeurs Mobilières
  • Capacité à travailler avec une petite équipe tout en étant multi-tâche et en ayant un bon sens des priorités
  • Capacité à travailler sous pression
  • Bonne connaissance du package MS Office notamment en Excel
  • Solides compétences organisationnelles avec une excellente attention aux détails
  • •Une excellente capacité de communication verbale et écrite en anglais
  • Motivé et excellent joueur d’équipe
  • S’efforce de fournir la solution de la manière la plus efficace et la plus rapide possible
  • Connaissance de l’application Bankers Almanac, un plus
  • La compréhension des certifications fiscales est un plus

Apply Today!!

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Contract Info / Information sur le contrat
  • Job ID / No. du Poste: 35492
  • Open Positions / Postes Ouverts: 1
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