Executive Administrative Assistant – VSL

Executive Administrative Assistant

Permanent, Saint Laurent

Responsibilities:

• Organize and manage the CEO’s calendar, prioritizing important decision-making meetings.
• Build an action list to review with CEO regularly
• Ensure accuracy and completeness of the CEO’s work information.
• Arrange all travel for the CEO, including detailed itineraries and last-minute updates.
• Assist in ongoing projects, updating databases, and managing project tasks.
• Handle airline bookings for team members.
• Organize in-office and off-site company meetings
• Manage general office tasks like ordering supplies, catering, and coordinating with service providers.
• Maintain confidentiality and handle sensitive information with professionalism.

Experienced and Skills:

• Must have at least 5 years of executive assistant experience.
• Must have at least 3 years of experience in financial planning and analysis (FP&A).
• Strong knowledge in Outlook and Microsoft Office.
• Strong knowledge in Microsoft Excel, including PivotTable, VLOOKUP, and Macros.
• Excellent analytical, time management, communication, and organizational skills.
• Strong written and verbal communication skills in both English and French.
• Must be a team player

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Assistant administratif exécutif

Permanent, Saint Laurent

Responsabilités :

• Organiser et gérer le calendrier du PDG, en accordant la priorité aux réunions importantes pour la prise de décision.
• Établir une liste d’actions à examiner régulièrement avec le PDG.
• Assurer l’exactitude et l’intégralité des informations liées au travail du PDG.
• Organiser tous les déplacements du PDG, y compris les itinéraires détaillés et les mises à jour de dernière minute.
• Contribuer aux projets en cours, mettre à jour les bases de données et gérer les tâches de projet.
• Gérer les réservations de vols pour les membres de l’équipe.
• Organiser les réunions de l’entreprise, qu’elles aient lieu au bureau ou à l’extérieur.
• Gérer les tâches générales du bureau, telles que les commandes de fournitures, la restauration et la coordination avec les prestataires de services.
• Maintenir la confidentialité et traiter les informations sensibles avec professionnalisme.

Expérience et compétences :

• Avoir au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction.
• Avoir au moins 3 ans d’expérience en planification et analyse financière (FP&A).
• Solide connaissance d’Outlook et de Microsoft Office.
• Solide connaissance de Microsoft Excel, y compris PivotTable, VLOOKUP et Macros.
• Excellentes compétences analytiques, en gestion du temps, en communication et en organisation.
• Solides compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français.
• Être un joueur d’équipe.

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• Job ID / No. du Poste: 38153
• Open Positions / Postes Ouverts: 1