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Administrateur(trice) de la gestion des baux
Lieu : Mount Royal, (Hybride – 3 jours au bureau, 2 jours en télétravail)
Horaire : 8 h 30 – 17 h 00
Type d’emploi : Permanent
Horaire : 8 h 30 – 17 h 00
Type d’emploi : Permanent
À propos du poste
En raison d’une croissance soutenue, nous sommes à la recherche d’un(e) Administrateur(trice) de la gestion des baux pour se joindre à une équipe performante au sein d’un environnement dynamique de vente au détail. La personne retenue sera responsable de la gestion d’un portefeuille d’environ 200 à 250 baux et jouera un rôle clé dans l’exactitude, la conformité, le contrôle des coûts et l’efficacité opérationnelle du portefeuille immobilier de l’organisation.
Ce poste requiert de solides capacités analytiques, une bonne connaissance des aspects juridiques et de maintenance liés aux baux, ainsi qu’une aptitude marquée pour la négociation afin de soutenir les initiatives de réduction des coûts.
Principales responsabilités
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Extraire et interpréter les clauses clés des baux pour l’ensemble des magasins existants et nouveaux.
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Mettre à jour le système de gestion des baux afin de refléter les nouvelles structures locatives, les amendements et les modifications de bail.
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Examiner et traiter les ajustements de fin d’année, les rétrofacturations des locataires (eau, électricité, etc.) et les conciliations annuelles des coûts d’occupation.
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Collaborer avec l’équipe de maintenance afin de déterminer les responsabilités du propriétaire et du locataire.
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Analyser les données financières liées aux coûts d’occupation et assurer l’exactitude des rapports.
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Traiter les demandes ponctuelles provenant de la direction, du service juridique et des finances.
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Soutenir les négociations et identifier des opportunités de réduction des coûts au sein du portefeuille de baux.
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Effectuer toute autre tâche connexe au besoin.
Qualifications
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Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine connexe.
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Minimum de 5 ans d’expérience en administration des baux, idéalement dans un environnement de vente au détail.
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Expérience dans la gestion d’un portefeuille de baux à volume élevé (200+ baux, un atout).
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Excellente compréhension des conventions de bail, des clauses juridiques et des responsabilités liées à la maintenance.
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Solides compétences financières, incluant la maîtrise des états financiers, des tableurs et des principes d’audit.
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Compétences analytiques et aptitude marquée pour la résolution de problèmes.
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Capacité à évoluer dans un environnement rapide, axé sur la performance et les résultats.
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Expérience avec SAP (un atout).
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Bilinguisme complet (français et anglais, à l’oral et à l’écrit).
Informations supplémentaires
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Opportunité de croissance au sein d’un détaillant national bien établi.
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Environnement collaboratif (équipe d’environ 10 personnes, relevant d’un(e) superviseur(e)).
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Mode de travail hybride.
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Programme complet d’avantages sociaux offert après 3 mois (assurances médicale et dentaire, assurance invalidité longue durée, assurance vie de base et assurance décès et mutilation accidentels).
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Régime d’épargne-retraite avec contribution de l’employeur (conditions d’admissibilité applicables).
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Vacances et congés de maladie conformément aux normes de l’entreprise.
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Lease Management Administrator
Location: Mount Royal, (Hybrid – 3 days in office, 2 days remote)
Schedule: 8:30 AM – 5:00 PM
Employment Type: Permanent
Schedule: 8:30 AM – 5:00 PM
Employment Type: Permanent
About the Role
Due to continued growth, we are seeking a Lease Management Administrator to join a high-performing team in a dynamic retail environment. The successful candidate will manage a portfolio of approximately 200–250 leases and play a key role in ensuring accuracy, compliance, cost control, and operational efficiency across the organization’s lease portfolio.
This role requires strong analytical capabilities, solid legal and maintenance knowledge, and the ability to negotiate effectively to support cost savings initiatives.
Key Responsibilities
- Abstract and interpret key clauses from leases for all existing and new store locations.
- Update the leasing system to reflect new rental structures, amendments, and lease modifications.
- Review and process year-end adjustments, tenant chargebacks (water, hydro, etc.), and annual occupancy cost reconciliations.
- Partner with the maintenance team to determine landlord and tenant responsibilities.
- Analyze financial data related to occupancy costs and ensure accuracy in reporting.
- Process ad hoc requests from the Director, Legal, and Finance teams.
- Support negotiations and identify opportunities to reduce costs across the lease portfolio.
- Perform other related duties as required.
Qualifications
- Post-secondary degree in a related field.
- Minimum 5 years of experience in Lease Administration, preferably within a retail environment.
- Experience managing a high-volume lease portfolio (200+ leases preferred).
- Strong understanding of lease agreements, legal clauses, and maintenance responsibilities.
- Strong financial acumen, including proficiency with accounting statements, spreadsheets, and audit principles.
- Advanced analytical and problem-solving skills.
- Ability to thrive in a fast-paced, performance-driven environment.
- Experience working with SAP is considered an asset.
- Fully bilingual (French and English – verbal and written).
Additional Information
- Growth-driven opportunity within a well-established national retailer.
- Collaborative team environment (team of approximately 10, reporting to Supervisor).
- Hybrid work model.
- Comprehensive benefits package available after 3 months (medical and dental coverage; long-term disability, basic life insurance, and accidental death & dismemberment insurance).
- RRSP program with company match (eligibility conditions apply).
- Vacation and sick days in accordance with company standards.
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Contract Info / Information sur le contrat
- Job ID / No. du Poste: 54779994
- Open Positions / Postes Ouverts: 1
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