Adjoint(e) administratif(ve)
Emplacement :Downtown
Salaire : 50k/an
Vous êtes organisé(e), proactif(ve) et aimez faire avancer les choses? Rejoignez notre équipe dynamique, situé au cœur de Montréal, et contribuez à la gestion efficace de nos opérations administratives quotidiennes.
À propos du poste
Sous la responsabilité du gestionnaire de propriété, l’adjoint(e) administratif(ve) assure la coordination des tâches administratives courantes, le suivi des locataires, des paiements et des fournisseurs. Ce poste clé vise à garantir un excellent service aux locataires tout en assurant une gestion rigoureuse et structurée des opérations.
Responsabilités
- Gérer les communications avec les locataires : répondre aux courriels le jour même, prendre les appels et entretenir de bonnes relations
- Tenir à jour la liste des locataires (coordonnées, courriels, téléphones)
- Gérer les dossiers des locataires, en particulier ceux nécessitant une attention soutenue
- Suivre les baux en cours et s’assurer de l’envoi des documents légaux dans les délais requis
- Vérifier les baux avant leur envoi et faire un suivi auprès des locataires qui ne les ont pas signés
- Traiter les demandes de location et gérer les dossiers des nouveaux locataires (préparation d’offres et de propositions)
- Effectuer les dépôts bancaires quotidiens (chèques, virements)
- Assurer le suivi des paiements des locataires et envoyer les rappels en cas de retard ou d’impayés
- Gérer les comptes fournisseurs : traitement des factures et paiements via des systèmes électroniques
- Maintenir la documentation fournisseurs (création, suivi des travaux, etc.)
- Assurer le classement électronique organisé des documents administratifs (baux, factures, communications, etc.)
Exigences
- Excellentes compétences organisationnelles et gestion des priorités
- Capacité à communiquer clairement à l’oral comme à l’écrit
- Maîtrise des outils informatiques : Hopem, P Drive, Tipalti, Nethris, Word, Excel (niveau de base)
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais serrés
- Bonnes aptitudes relationnelles, notamment avec les locataires et fournisseurs
- Discrétion et rigueur dans la gestion de documents confidentiels
- Connaissance des processus administratifs et comptables (comptes à recevoir, à payer, gestion des baux)
- Aisance avec les outils de communication modernes (Outlook, téléphone)
- Capacité à rester calme et professionnel(le) en situation de stress
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit
- Une connaissance des processus de gestion des ressources humaines et de la paie est un atout
#QPQC
Contract Info / Information sur le contrat
- Job ID / No. du Poste: 45864464
- Open Positions / Postes Ouverts: 1
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