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Coordonnateur(trice) de bureau / Réceptionniste
Notre client est actuellement à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) de bureau pour soutenir son siège social situé au centre-ville. Il s’agit d’un poste contractuel à court terme nécessitant de solides compétences en administration, en organisation et en gestion de l’accueil.
Détails du poste:
- Date de début : Lundi 16 février
- Date de fin : Vendredi 13 mars
- Salaire : 26,00 $ de l’heure
- Horaire de travail :
- Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h 00
- 37,5 heures par semaine
- Pause-repas d’une heure (12 h 00 à 13 h 00)
- Formation : 3 jours de formation avec la réceptionniste actuelle avant son départ en vacances
Aperçu du rôle
Le ou la coordonnateur(trice) de bureau sera responsable des opérations à la réception et offrira un soutien administratif, incluant la gestion des factures et la coordination des activités de bureau. Ce rôle exige un haut niveau de professionnalisme, des compétences bilingues et la capacité de travailler de façon autonome tout en soutenant un style de gestion pratique.
Responsabilités principals
- Accueillir et assister les visiteurs; fournir des indications vers les différents espaces du bureau
- Aviser les employés de l’arrivée de visiteurs
- Coordonner et gérer les réservations de salles de conférence
- Gérer les fournitures de bureau et planifier les demandes de commandes via la salle du courrier
- Traiter les paiements de factures et soutenir la gestion des factures
- Préparer et soumettre les rapports de dépenses via Workday (formation offerte au besoin)
- Commander les repas pour les réunions de la direction
- Gérer l’organisation de la cuisine et veiller au réapprovisionnement des aliments et fournitures
- S’assurer que les machines à café sont fonctionnelles et que le café est toujours disponible
- Superviser l’utilisation quotidienne du lave-vaisselle (s’assurer qu’aucune vaisselle ne soit laissée à l’extérieur, le faire fonctionner et le vider quotidiennement)
- Soutenir le ou la gestionnaire principal(e) de bureau dans les tâches administratives
- Maintenir une présence et une apparence professionnelles à la réception
- Communiquer principalement via Microsoft Teams
Qualifications requises
- Parfaitement bilingue en français et en anglais (obligatoire)
- Expérience démontrée comme coordonnateur(trice) de bureau ou réceptionniste
- Expérience en traitement ou en gestion de factures
- Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail
- Aisance avec la technologie; connaissance de Workday un atout (formation offerte)
- Tenue professionnelle exigée (veston et chemise professionnelle)
- Capacité à travailler efficacement avec un style de gestion amical mais traditionnel
- À l’aise de travailler de façon autonome dans un environnement de bureau corporatif
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Office Coordinator / Receptionist
Our client is currently seeking an Office Coordinator to support their downtown head office. This is a short-term contract role requiring strong administrative, organizational, and front-desk support skills.
Position Details
- Start Date: Monday, February 16
- End Date: Friday, March 13
- Salary: $26.00 per hour
- Work Schedule:
- Monday to Friday, 8:30 AM – 5:00 PM
- 37.5 hours per week
- 1-hour lunch break (12:00 PM – 1:00 PM)
- Training: 3 days of training with the current receptionist prior to their vacation
Role Overview
The Office Coordinator will manage front-desk operations and provide administrative support, including invoice handling and office coordination. This role requires a high level of professionalism, bilingual communication skills, and the ability to work independently while supporting a hands-on management style.
Key Responsibilities
- Greet and assist visitors; provide directions to various office locations
- Notify employees of arriving visitors
- Coordinate and manage conference room reservations
- Manage office supplies and request orders in advance through the mailroom
- Process invoice payments and support invoice management
- Prepare and submit expense reports through Workday (training provided if needed)
- Order lunches for executive meetings
- Manage kitchen organization and ensure food and supplies are replenished
- Ensure coffee machines are operational and coffee is consistently available
- Oversee daily dishwasher use (ensure dishes are not left out; run and empty daily)
- Support the Senior Office Manager with administrative duties
- Maintain a professional front-desk presence and appearance
- Communicate primarily via Microsoft Teams
Required Qualifications
- Fully bilingual in French and English (mandatory)
- Proven experience as an Office Coordinator or Receptionist
- Some experience with invoice processing or invoice management
- Strong organizational skills and attention to detail
- Technically inclined; familiarity with Workday is an asset (training provided)
- Professional business attire required (blazer and professional shirt)
- Ability to work effectively with a friendly but traditional management style
- Comfortable working independently in a corporate office environment
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Contract Info / Information sur le contrat
- Job ID / No. du Poste: 54169804
- Open Positions / Postes Ouverts: 1
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