Comptable De La Paie/ Payroll Accountant (Hybrid 1 Day Office)

Comptable de la paie – Contrat 6 mois avec possibilité de permanence

Horaire hybride – 1 jour au bureau à Montréal, QC

Lundi au vendredi, 8:30-5:30 (40h par semaine)

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) comptable de la paie expérimenté(e) pour rejoindre une équipe dynamique à Montréal. Relevant directement du contrôleur financier, le(la) candidat(e) retenu(e) jouera un rôle clé pour assurer le respect des règlements fiscaux et des politiques de l’entreprise, en collaborant étroitement avec les ressources humaines pour répondre aux demandes relatives à la paie, en mettant en place des améliorations de processus pour accroître l’efficacité, et en réalisant des audits réguliers pour maintenir l’exactitude et la fiabilité des fonctions de paie. Notre candidat(e) idéal(e) est très organisé(e), pratique et engagé(e) à fournir un travail de qualité avec une attitude positive.

Responsabilités :

Paie :

• Planifier, traiter, distribuer, concilier, rapporter, archiver et archiver la paie bihebdomadaire pour les États-Unis et le Canada, en garantissant des paiements ponctuels et exacts, y compris les primes et les avantages.
• Gérer les paies spéciales et les ajustements de fin d’année, au besoin.
• Fournir une analyse des écarts de la paie à la direction.
• Superviser le système de paie et collaborer avec les ressources humaines pour les mises à jour du fichier maître du système de paie.
• Documenter et affiner les procédures de paie pour plus de clarté et de cohérence.
• Exécuter les procédures de paie de fin d’année, y compris la réconciliation de la paie de fin d’année, la remise des feuillets fiscaux et le reporting de fin d’année.
• Maintenir les rapports mensuels sur le nombre d’employés par fonction et par centre de coûts.
• Veiller à ce que la liste des employés dans le système ERP soit correctement maintenue et synchronisée sur toutes les plateformes intégrées (par exemple, le système de paie, NetSuite, Nexonia).
• Collaborer avec la FP&A et les RH pour garantir une budgétisation précise des postes ouverts prévus.
• Veiller à la conformité avec les politiques RH et les exigences provinciales/étatiques.
• Gérer et maintenir les profils des employés sur la plateforme des avantages, en veillant à ce que les mises à jour soient effectuées pour les nouvelles embauches, les résiliations et les changements de couverture.
• Calculer, valider et traiter les déductions des employés et les avantages imposables pour les régimes d’assurance de groupe, en assurant une intégration transparente avec le système de paie.
• Administrer et concilier les régimes de retraite parrainés par l’employeur, en garantissant un traitement précis, une transmission en temps voulu aux fournisseurs de régimes et le respect des exigences réglementaires.
• Soutenir les efforts de déclaration réglementaire et de conformité, y compris le dépôt des formulaires et d’autres exigences de déclaration légales.
• Coordonner et gérer l’audit annuel des primes d’indemnisation des travailleurs, en assurant une déclaration précise de la paie et une conformité avec les lignes directrices d’assurance.
• Soutenir et participer à divers audits externes de la paie.

Autres responsabilités comptables :

• Préparer les écritures comptables de la paie et les provisions, en maintenant les clés de projet et d’allocation pour chaque période de paie et fin de mois.
• Conciler les paiements de la paie et les relevés bancaires, en effectuant les écritures nécessaires dans le grand livre.
• Gérer le système d’accumulation des congés, valider et préparer les écritures de provision pour les congés.
• Conciler les comptes de passif liés à la paie et préparer les écritures d’ajustement nécessaires.
• Préparer et valider les dépenses de formation déductibles annuelles (Québec).
• Contribuer à des projets spéciaux et à des initiatives d’amélioration continue des processus.

Exigences :

• Diplôme postsecondaire en comptabilité ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Maîtrise des outils Microsoft Office.
• Minimum de 5 ans d’expérience pratique dans le traitement de la paie pour les États-Unis et le Canada.
• Maîtrise des systèmes de paie tels que ADP Workforce Now (WFN) et NetSuite.
• Expérience dans le traitement des remboursements de frais de rapports dans une plateforme T&E.
• Connaissance approfondie des lois et règlements du travail aux États-Unis et au Canada.
• Expérience dans le traitement de la paie multi-états.
• Solides compétences en analyse et en résolution de problèmes pour identifier et résoudre efficacement les problèmes liés à la paie.
• Compétences en communication et relations interpersonnelles.
• Excellente attention aux détails et compétences organisationnelles.
• Capacité à travailler de manière autonome, à gérer plusieurs tâches et à travailler efficacement sous pression et respect des délais.
• Engagement envers la confidentialité et la discrétion.
• L’adhésion à l’Association canadienne de la paie est un atout.
• Maîtrise du français pour la communication avec le gouvernement du Québec.

Appliquez maintenant ou envoyez votre CV à Amanda au [email protected]

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Payroll Accountant – Contract 6 months with possibility to become permanent

Hybrid Schedule – 1 day office in Montreal, QC

Monday to Friday, 8:30am to 5:30pm (40h per week)

We are currently seeking an experienced Payroll Accountant to join a dynamic team in Montreal. Reporting directly to the Financial Controller, the successful candidate will play a key role in ensuring adherence to tax regulations and company policies, collaborating closely with human resources to address payroll inquiries, implementing process improvements for enhanced efficiency, and conducting regular audits to maintain accuracy and reliability in all payroll functions.

Our ideal candidate is highly organized, hands-on, and committed to delivering quality work with a “can-do” attitude.

Responsibilities:

Payroll:

• Plan, process, distribute, reconcile, report, file, and archive bi-weekly payroll for both the US and Canada, ensuring timely and accurate payments, including bonuses and benefits.
• Handle special payrolls and year-end adjustment payroll as needed.
• Provide payroll-related variance analysis to management.
• Oversee the payroll system and collaborate with HR for payroll system master file updates.
• Document and refine payroll procedures for clarity and consistency.
• Execute year-end payroll procedures, including year-end payroll reconciliation, tax slip remittance, and year-end reporting.
• Maintain monthly headcount reporting by function and cost center.
• Ensure the Employee Center list in the ERP system is accurately maintained and synchronized across all integrated platforms (e.g., payroll system, NetSuite, and Nexonia).
• Collaborate with FP&A and HR to ensure accurate budgeting for forecasted open positions.
• Ensure compliance with HR policies and provincial/state requirements.
• Manage and maintain employee profiles on the benefits platform, ensuring timely updates for new hires, terminations, and coverage changes.
• Calculate, validate, and process employee deductions and taxable benefits for group insurance plans, ensuring seamless integration with the payroll system.
• Administer and reconcile employer-sponsored retirement plans, ensuring accurate processing, timely transmission to plan providers, and compliance with regulatory requirements.
• Support regulatory reporting and compliance efforts, including form filing and other statutory reporting requirements.
• Coordinate and manage the annual workers’ compensation premium audit, ensuring accurate payroll reporting and compliance with insurance guidelines.
• Support and participate in various external payroll audits.

Other Accounting Responsibilities:

• Prepare payroll journal entries and accruals, maintaining project and allocation keys for each pay period and month-end.
• Reconcile payroll disbursements and bank records, making necessary general ledger entries.
• Manage the vacation accrual system, validate, and prepare vacation accrual journals.
• Reconcile liability accounts for payroll and prepare necessary adjustment journals.
• Prepare and validate yearly deductible training expenses (Quebec).
• Contribute to special projects and continuous process improvement initiatives.

Requirements:

• Post-secondary degree in accounting or related field, or equivalent experience.
• Proficiency with Microsoft Office tools.
• Minimum of 5 years of hands-on payroll processing experience for both the US and Canada.
• Proficiency with payroll systems such as ADP Workforce Now (WFN) and NetSuite.
• Experience with expense report reimbursement processing in a T&E platform.
• Thorough understanding of US and Canadian labor laws and regulations.
• Experience with multi-state payroll processing.
• Strong analytical and problem-solving skills for identifying and addressing payroll-related issues efficiently.
• Strong communication and interpersonal skills.
• Exceptional attention to detail and organizational skills.
• Ability to work independently, manage multiple tasks, and work effectively under pressure and deadlines.
• Commitment to confidentiality and discretion.
• Membership in the Canadian Payroll Association is preferred.
• Proficiency in French for communication with the Quebec government.

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• Job ID / No. du Poste: 39250
• Open Positions / Postes Ouverts: 1