Assistante Exécutive Chef à La Direction / Executive Assistant To The CEO (FO)

Assistant(e) exécutif(ve) du directeur général

Salaire et avantages compétitifs

40 heures par semaine

L’Adjoint(e) au PDG jouera un rôle essentiel dans le soutien des opérations quotidiennes du PDG. Cette personne sera responsable de la gestion de l’agenda du PDG, de la coordination des communications internes et externes, ainsi que de la gestion de diverses tâches administratives. Le/la candidat(e) idéal(e) est proactif(ve), bien organisé(e), axé(e) sur les détails et capable de maintenir la confidentialité.

RESPONSABILITÉS :

• Superviser la gestion complète de l’agenda du PDG, y compris la planification et la coordination des réunions, des rendez-vous et des déplacements, tout en gérant ses engagements personnels et en supervisant l’administration de ses affaires personnelles. Anticiper de manière proactive les conflits potentiels et les résoudre efficacement pour garantir le bon déroulement des opérations.
• Agir en tant que point de contact principal pour les parties internes et externes, en gérant toute la correspondance avec professionnalisme et discrétion.
• Préparer, éditer et relire des documents, rapports et présentations. Maintenir des dossiers organisés et facilement accessibles.
• Organiser et coordonner diverses réunions, événements et rassemblements, y compris la préparation des ordres du jour et la collecte de documents pertinents.
• Servir de point de contact principal pour les membres du conseil d’administration, en les aidant avec leurs besoins logistiques.
• Gérer le calendrier corporatif en coordination avec d’autres membres du personnel exécutif.
• Gérer et traiter les rapports de dépenses du PDG, en assurant leur précision et leur conformité avec les politiques de l’entreprise.
• Travailler en étroite collaboration avec d’autres adjoints exécutifs et membres du personnel administratif pour assurer une communication et une coordination sans faille.
• Traiter des informations sensibles avec la plus grande discrétion, en maintenant la confidentialité tant dans le cadre professionnel que personnel.
• Assister le PDG dans divers projets spéciaux en effectuant des recherches, en préparant des résumés et en fournissant un soutien administratif.

QUALIFICATIONS :

• Diplôme postsecondaire dans un domaine pertinent.
• Minimum de 5 ans d’expérience avérée en tant qu’Adjoint(e) Exécutif(ve), de préférence en soutien aux cadres de direction (C-suite).
• Excellentes compétences en organisation et gestion du temps.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais.
• Maîtrise de la suite MS Office.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en restant flexible face aux priorités changeantes.
• Haut niveau de professionnalisme et de discrétion.

—

Executive Assistant to the CEO

Competitive Salary and Benefits

40 hours a week

The Executive Assistant to the CEO will play an essential role in supporting the CEO with day-to-day operations. This individual will be in charge of managing the CEO’s schedule, coordinating communications both internally and externally, and handling various administrative tasks. The ideal candidate is proactive, well-organized, detail-oriented, and able to maintain confidentiality.

RESPONSIBILITIES:

• Oversee the CEO’s full calendar management, including scheduling and coordinating meetings, appointments, and travel arrangements, while also managing personal commitments and overseeing administrative tasks related to their personal affairs. Proactively anticipate potential scheduling conflicts and resolve them efficiently to ensure smooth operations.
• Act as the primary point of contact for both internal and external stakeholders, managing all correspondence professionally and with discretion.
• Prepare, edit, and proofread documents, reports, and presentations. Maintain organized and easily accessible records.
• Organize and coordinate various meetings, off-site events, and gatherings, including preparing agendas and collecting relevant materials.
• Serve as the main contact for Board members, assisting with their logistical requirements.
• Manage the corporate calendar in coordination with other senior staff.
• Handle and process expense reports for the CEO, ensuring they are accurate and comply with company policies.
• Work in close collaboration with other Executive Assistants and administrative staff to ensure seamless communication and coordination.
• Safeguard sensitive information, maintaining discretion and confidentiality regarding both professional and personal matters.
• Assist the CEO in various special projects by conducting research, preparing summaries, and providing administrative support.

QUALIFICATIONS:

• Post-secondary education in a related field.
• Minimum 5 years of proven experience as an Executive Assistant, ideally supporting C-suite executives.
• Excellent organizational skills and ability to manage time effectively.
• Strong communication skills in both French and English, both written and spoken.
• Proficiency in MS Office suite.
• Ability to juggle multiple tasks at once while remaining adaptable to changing priorities.
• High level of professionalism and discretion.

[email protected]

• Job ID / No. du Poste: 39210
• Open Positions / Postes Ouverts: 1