Administrateur Trice De Baux

Saisir et gérer les données des baux et sous-baux dans Yardi ou système similaire, en incluant clauses, amendements, cessions et suivi d’audit.

Tenir à jour les dossiers locataires : contacts, paiements, conditions de bail et dépôts; gérer intégration et départ.

Configurer et concilier les loyers : indexations, augmentations, loyers % , allocations pour améliorations et charges récupérables.

Suivre les dates clés des baux (effet, expiration, renouvellements, cessions) et coordonner avis et facturation.

Préparer des résumés de baux et fournir des références à la comptabilité et à la direction.

Coordonner la documentation des baux avec conseillers juridiques, courtiers et prêteurs.

Produire rapports et analyses : occupation, échéances, mouvements du rent roll et charges récupérables.

Gérer les renouvellements d’assurances et transmettre les informations aux courtiers.

Soutenir la documentation hypothécaire et financière en coordonnant les infos sur les baux.

Maintenir dossiers corporatifs, dépôts au REQ et procès-verbaux.

Communiquer proactivement avec la direction et équipes internes pour résoudre les enjeux locatifs.

Coordonner avec conseillers externes pour la rédaction des baux (sans rédiger les ententes juridiques).

Enter and manage full-cycle lease and sublease data in Yardi or similar systems, recording clauses, amendments, assignments, and audit trails.

Maintain tenant records: contacts, payments, lease terms, and security deposits; manage onboarding and offboarding.

Configure and reconcile rent: escalations, indexation, percentage rents, tenant improvement allowances, and recoverables.

Track critical lease dates (commencement, expiry, renewals, assignments) and coordinate notifications and billing.

Prepare lease summaries and internal guidance for accounting and leadership.

Coordinate lease documentation with counsel, brokers, and lenders.

Produce reports and analytics: occupancy, lease expiries, rent-roll changes, and recoverables.

Manage insurance renewals and provide tenant info to brokers.

Support mortgage and financing documentation by coordinating lease data.

Maintain corporate records, REQ filings, and minute books.

Proactively communicate with leadership and internal teams to resolve lease issues.

Coordinate with external counsel on lease drafting (no legal drafting required).