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Administrateur(trice) de Baux Bilingue
Avantages
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4 semaines de vacances
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4 jours personnels
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Stationnement gratuit sur place
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Assurance payée à 100 % par l’employeur
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Et plus !
Principales responsabilités
- Effectuer la saisie complète des données des baux et sous-baux dans Yardi ou un système similaire, en enregistrant avec précision les clauses, amendements, cessions et en assurant le suivi des pistes d’audit.
- Maintenir des dossiers complets des locataires, incluant les contacts, méthodes de paiement, conditions de bail et dépôts de garantie; gérer la logistique d’intégration et de départ des locataires.
- Configurer et concilier les paramètres de loyer, incluant les indexations, augmentations, loyers en pourcentage, allocations pour améliorations locatives et charges récupérables afin d’assurer l’exactitude du rent roll.
- Suivre et gérer de façon proactive les dates critiques des baux (prise d’effet, expiration, renouvellements, périodes de cession) et déclencher les avis nécessaires ainsi que la coordination de la facturation.
- Préparer des résumés de baux et fournir des informations de référence aux équipes de comptabilité et à la direction.
- Coordonner la préparation et l’exécution de la documentation des baux avec les conseillers juridiques, courtiers et prêteurs.
- Produire des rapports et analyses liés à l’administration des baux, incluant les rapports d’occupation, les échéances de baux, les mouvements du rent roll et les charges récupérables.
- Gérer les renouvellements d’assurances et fournir les informations nécessaires aux courtiers.
- Soutenir la documentation liée aux hypothèques et financements en coordonnant les informations requises sur les baux.
- Maintenir les dossiers corporatifs, les dépôts au REQ et les livres de procès-verbaux.
- Communiquer de manière proactive avec la direction et les équipes internes afin de résoudre les enjeux liés aux baux.
- Coordonner avec les conseillers juridiques externes pour la rédaction des baux (le poste n’exige pas la rédaction des ententes juridiques).
Qualifications
- Minimum de 3-5 ans d’expérience en administration de baux dans l’immobilier commercial ou industriel.
- Bilingue français et anglais (oral et écrit).
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.
- Expérience avec Yardi ou un système similaire de gestion immobilière/comptable considérée comme un atout important.
- Grande attention aux détails, solides compétences organisationnelles et analytiques.
- Capacité à travailler de façon collaborative dans un environnement dynamique et à communiquer efficacement avec la haute direction.
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Bilingual Lease Administrator
Benefits:
- 4 weeks vacation
- 4 personal days
- Free onsite parking
- Insurance paid 100% by employer
- and more!
Key Responsibilities
- Perform full-cycle lease and sublease data entry in Yardi or similar systems, accurately recording clauses, amendments, assignments, and maintaining audit trails.
- Maintain comprehensive tenant records, including contacts, payment methods, lease terms, and security deposits; manage tenant onboarding and offboarding logistics.
- Configure and reconcile rent parameters, including escalations, indexation, percentage rents, tenant improvement allowances, and recoverables to ensure rent-roll accuracy.
- Track and proactively manage critical lease dates (commencement, expiry, renewals, assignment windows) and trigger necessary notifications and billing coordination.
- Prepare lease summaries and internal guidance for accounting and leadership teams.
- Coordinate the assembly and execution of lease documentation with counsel, brokers, and lenders.
- Produce lease administration reports and analytics, including occupancy reporting, lease expiries, rent-roll changes, and recoverables.
- Manage insurance renewals and provide tenant data to brokers as required.
- Support mortgage and financing documentation by coordinating required lease information.
- Maintain corporate records, REQ filings, and minute books.
- Communicate proactively with leadership and internal teams to resolve lease-related issues.
- Coordinate with external counsel regarding lease drafting (this role does not require drafting legal agreements).
Qualifications
- Minimum 3-5 years of lease administration experience within commercial or industrial real estate.
- Bilingual in French and English (written and spoken).
- Strong proficiency in Microsoft Office Suite.
- Experience with Yardi or similar property management/accounting systems is considered a strong asset.
- Highly detail-oriented with strong organizational and analytical skills.
- Ability to work collaboratively in a fast-paced environment and communicate effectively with senior leadership.
- Diploma or formal training in Finance, Law, Real Estate, or a related field is considered an asset.
Apply Today!
#QPQC
Contract Info / Information sur le contrat
- Job ID / No. du Poste: 54922726
- Open Positions / Postes Ouverts: 1
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