Prepose(e) Au Courrier / Mailroom Clerk

Trier et distribuer le courrier entrant par service ou par destinataire, y compris les envois recommandés ou certifiés

Préparer, peser, affranchir et expédier le courrier et les colis sortants

Utiliser les équipements de la salle du courrier, incluant les machines à affranchir, les scanners et les systèmes de suivi

Assurer le suivi et la tenue de registres précis du courrier entrant et sortant, incluant les numéros de repérage

Numériser et archiver certains documents dans les systèmes internes

Gérer l’inventaire et le réapprovisionnement des fournitures de la salle du courrier (enveloppes, timbres, étiquettes, etc.)

Commander et gérer les fournitures de bureau pour l’ensemble des services

Gérer l’inventaire et la commande des fournitures de cuisine (café, lait/crème, sucre, serviettes, etc.)

Distribuer chaque semaine des pommes fraîches dans les cuisines du bureau

Effectuer toute autre tâche connexe selon les besoins opérationnels

Minimum de deux (2) années d’expérience professionnelle pertinente dans un environnement administratif ou similaire

Bilinguisme français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit

Bonne maîtrise de la suite Microsoft (Outlook, Teams, etc.)

Solides compétences organisationnelles

Connaissance des pratiques et procédures administratives standard de bureau

Diplôme d’études postsecondaires

Autonomie et débrouillardise

Capacité d’adaptation dans un environnement rapide et en constante évolution

Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps

Solides aptitudes en communication

Capacité à travailler efficacement en équipe

Sens élevé de l’éthique professionnelle et de l’intégrité

Fiabilité et professionnalisme

Capacité à maintenir un haut niveau de confidentialité

Souci du détail et rigueur

Flexibilité

Sort and distribute incoming mail by department or recipient, including registered and certified mail

Prepare, weigh, label, and ship outgoing mail and parcels, ensuring accurate postage

Operate mailroom equipment, including postage meters, scanners, and tracking systems

Maintain accurate records of incoming and outgoing mail, including tracking numbers

Scan and upload mail and documents into internal systems as required

Monitor and replenish mailroom supplies such as envelopes, stamps, and labels

Manage and order office supplies for all departments

Manage and order kitchen supplies (coffee, milk/cream, sugar, paper products, etc.)

Distribute fresh apples weekly to office kitchens

Perform other related duties as required

Minimum of two (2) years of relevant experience in an administrative or similar office environment

Bilingual in French and English (spoken and written)

Proficiency with Microsoft Office applications (Outlook, Teams, etc.)

Strong organizational and administrative skills

Knowledge of standard office administrative practices and procedures

Postsecondary education

Self-directed and resourceful

Ability to adapt in a fast-paced, dynamic environment

Strong time management and organizational skills

Excellent communication skills

Ability to work effectively as part of a team

High ethical standards and integrity

Reliable and professional demeanor

Ability to handle sensitive and confidential information

Strong attention to detail and accuracy

Flexibility