Adjoint(e) Administratif(ve) / Administrative Assistant
Nous sommes à la recherche d’un(e) administrateur(trice) de bureau fiable et minutieux(se) pour se joindre à notre équipe, alors que notre administrateur(trice) actuel(le) prendra sa retraite en avril. La personne retenue bénéficiera d’une formation complète offerte par l’administrateur(trice) sortant(e) afin d’assurer une transition harmonieuse.
Ce poste est dynamique et axé sur le service à la clientèle durant la saison des impôts, et requiert d’excellentes compétences organisationnelles ainsi qu’une grande capacité à gérer un volume élevé de communications. En dehors de la saison des impôts, le rôle se concentre principalement sur les tâches administratives et la coordination du bureau dans un environnement de services professionnels.
Responsabilités principales
Administration et gestion du bureau
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Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et accueillir les clients de façon professionnelle
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Planifier les rendez-vous et gérer les calendriers (principalement durant la saison des impôts)
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Maintenir et organiser les systèmes de classement numériques et physiques (environnement principalement sans papier)
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Commander les fournitures de bureau et coordonner les besoins opérationnels
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Assurer la liaison avec les fournisseurs et coordonner l’entretien du bureau
Gestion des documents et soutien à la clientèle
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Préparer et mettre en forme la correspondance destinée aux clients
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Collecter, organiser, numériser et classer de façon sécuritaire les documents des clients (feuillets fiscaux, états financiers, etc.)
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Aider à l’intégration des nouveaux clients et à la gestion des formulaires d’ouverture de dossier
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Assurer la confidentialité et l’exactitude des renseignements sensibles
Tâches spécifiques à la saison des impôts
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Gérer un volume élevé de communications et de documents clients
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Répondre aux questions courantes liées à la saison fiscale (ex. : modes de paiement, soldes à payer)
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Suivre les échéances et assurer la transmission des déclarations dans les délais requis
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Coordonner les priorités avec les comptables pour les dossiers urgents
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Assembler et distribuer les dossiers fiscaux complétés
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Effectuer le suivi auprès des clients pour obtenir les informations ou documents manquants
Communications gouvernementales
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Communiquer avec Revenu Québec et l’ARC concernant les dossiers des clients
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Soumettre les formulaires requis et répondre aux avis gouvernementaux
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Naviguer dans les portails gouvernementaux et gérer les accès sécurisés
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Assurer le suivi et la documentation appropriée de toute correspondance
Technologies et systèmes
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Utiliser des logiciels comptables et bureautiques (ex. : QuickBooks, Sage 50, CaseWare, Microsoft Office)
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Numériser et organiser les documents dans les systèmes internes de l’entreprise
Soutien interne et coordination
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Offrir un soutien administratif aux comptables
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Coordonner les réunions internes et les communications
Qualifications et exigences
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Maîtrise du français obligatoire (communications avec Revenu Québec)
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Environnement de travail principalement anglophone en dehors des communications gouvernementales
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Excellentes capacités d’organisation et de gestion de priorités multiples
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Capacité à travailler de façon autonome dans un environnement rapide
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Fiabilité, professionnalisme et souci du détail
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Expérience préalable en comptabilité ou en services professionnels (un atout)
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Personnalité dynamique et désir d’apprendre
Environnement de travail
La saison des impôts est une période intense, énergique et fortement axée sur la clientèle — une excellente occasion de se démarquer. En dehors de cette période, le rythme de travail est beaucoup plus calme, favorisant un environnement équilibré, stable et collaboratif.
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We are seeking a reliable and detail-oriented Office Administrator to join our team as our current administrator retires in April. The successful candidate will receive full training from the outgoing administrator to ensure a smooth transition. This role is fast-paced and client-facing during tax season, requiring strong organizational skills and the ability to manage a high volume of communications. Outside of tax season, the position focuses on administrative and office coordination duties in a professional services environment.
Key Responsibilities
Administrative & Office Management
- Answer phones, respond to emails, and greet clients professionally
- Schedule appointments and manage calendars (primarily during tax season)
- Maintain and organize digital and physical filing systems (paperless-focused)
- Order office supplies and coordinate office needs
- Liaise with vendors and coordinate office maintenance
Document Handling & Client Support
- Prepare and format client correspondence
- Collect, organize, scan, and securely file client documents (tax slips, financial statements, etc.)
- Assist with client onboarding and intake forms
- Ensure confidentiality and accuracy of sensitive information
Tax Season–Specific Duties
- Manage high volumes of client communication and document flow
- Answer common tax season questions (e.g., payment methods, balances owing)
- Track deadlines and ensure timely submission of tax returns
- Coordinate with accountants to prioritize urgent filings
- Assemble and distribute completed tax packages
- Follow up with clients for missing or incomplete information
Government Communication
- Communicate with Revenu Québec and CRA regarding client matters
- Submit forms and respond to government notices
- Navigate government portals and manage secure logins
- Track correspondence and maintain proper documentation
Technology & Systems
- Use accounting and office software (e.g., QuickBooks, Sage 50, CaseWare, Microsoft Office)
- Scan and organize documents within internal server systems
Internal Support & Coordination
- Provide administrative support to accountants
- Coordinate internal meetings and communications
Qualifications & Requirements
- Fluency in French is required (mandatory for Revenu Québec communication)
- English working environment outside of government correspondence
- Strong organizational and multitasking skills
- Ability to work independently in a fast-paced environment
- Reliable, detail-oriented, and professional
- Prior experience in accounting or professional services is an asset
- Outgoing personality and willingness to learn
Work Environment
Tax season is busy, energetic, and client-heavy — a time to shine. Outside of tax season, the pace is significantly calmer, allowing for a balanced and supportive work environment.
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#QPQC
Contract Info / Information sur le contrat
- Job ID / No. du Poste: 53624602
- Open Positions / Postes Ouverts: 1
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