Operations Administrative Coordinator

Administrative Operations Coordinator – Permanent Position

Montreal, QC

Hybrid work schedule

We are seeking an Operations Coordinator to join a creative and highly motivating work environment that features innovative consumer goods and home hardware.

Responsibilities:

• Offer administrative assistance to the operations team by preparing documents, entering data, and keeping filing systems organized.
• Help coordinate internal and external communications to ensure that information is shared promptly and accurately among team members and departments.
• Provide support for logistics and supply chain activities, including managing inventory, processing orders, and coordinating with suppliers.
• Assist in scheduling meetings and appointments, overseeing calendars for the operations team.
• Ensure accurate record-keeping by entering data into databases, spreadsheets, or other necessary systems.
• Create basic reports on operational activities, providing summaries and insights as needed.
• Prepare and organize documents, manuals, and standard operating procedures related to operations.
• Work with team members to identify and address operational issues, implementing effective solutions.
• Respond to inquiries from internal and external stakeholders, delivering excellent customer service and directing issues to the appropriate parties.
• Contribute suggestions for process enhancements and operational efficiencies, collaborating closely with the operations team to implement improvements.

Qualifications:

• 1 to 2 years of applicable experience.
• High school diploma or equivalent; further education or training in business administration is a plus.
• Bilingual French and English
• Skilled in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and other relevant software programs.
• Strong organizational and multitasking skills, with a sharp focus on detail.
• Outstanding communication and interpersonal abilities.
• Able to perform efficiently in a fast-paced and dynamic setting.

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Coordinateur des opérations – Poste Permanent

Montréal, QC

Horaire de travail hybride

Nous recherchons un Coordinateur des opérations pour rejoindre un environnement de travail créatif et très motivant qui met en avant des biens de consommation innovants et des quincailleries.

Responsabilités :

• Offrir une assistance administrative à l’équipe des opérations en préparant des documents, en saisissant des données et en maintenant des systèmes de classement organisés.
• Aider à coordonner les communications internes et externes pour s’assurer que les informations sont partagées rapidement et avec précision entre les membres de l’équipe et les départements.
• Fournir un soutien pour les activités logistiques et de la chaîne d’approvisionnement, y compris la gestion des stocks, le traitement des commandes et la coordination avec les fournisseurs.
• Assister à la planification de réunions et de rendez-vous, en supervisant les calendriers de l’équipe des opérations.
• Assurer un suivi précis des enregistrements en entrant des données dans des bases de données, des tableurs ou d’autres systèmes nécessaires.
• Créer des rapports de base sur les activités opérationnelles, en fournissant des résumés et des analyses au besoin.
• Préparer et organiser des documents, des manuels et des procédures opérationnelles standard liés aux opérations.
• Collaborer avec les membres de l’équipe pour identifier et résoudre les problèmes opérationnels, en mettant en œuvre des solutions efficaces.
• Répondre aux demandes des parties prenantes internes et externes, en offrant un excellent service à la clientèle et en dirigeant les problèmes vers les parties appropriées.
• Contribuer des suggestions pour améliorer les processus et l’efficacité opérationnelle, en travaillant en étroite collaboration avec l’équipe des opérations pour mettre en œuvre des améliorations.

Qualifications :

• 1 à 2 ans d’expérience pertinente.
• Diplôme d’études secondaires ou équivalent ; une formation ou des études supplémentaires en administration des affaires est un atout.
• Bilingue en français et en anglais.
• Compétent dans la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et d’autres logiciels pertinents.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches, avec un souci du détail.
• Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
• Capable de travailler efficacement dans un environnement dynamique et rapide.

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• Job ID / No. du Poste: 38150
• Open Positions / Postes Ouverts: 1