Position: Executive Assistant to the CEO
Location: West Island
Schedule: 40 hours per week
Compensation: Competitive salary and benefits
Location: West Island
Schedule: 40 hours per week
Compensation: Competitive salary and benefits
Overview:
The Executive Assistant will play a key role in supporting the Chief Executive Officer with daily operations. This position requires managing the CEO’s schedule, coordinating internal and external communications, and handling various administrative responsibilities. The ideal candidate is proactive, organized, detail-oriented, and highly discreet.
Key Responsibilities:
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Manage the CEO’s calendar, including scheduling meetings, appointments, and travel; oversee personal commitments and administrative aspects of personal affairs. Proactively anticipate scheduling conflicts and resolve them efficiently.
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Serve as the primary point of contact for internal and external stakeholders, handling correspondence with professionalism and confidentiality.
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Prepare, edit, and proofread documents, reports, and presentations; maintain well-organized and accessible records.
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Organize meetings, events, and off-site gatherings, including preparing agendas and collecting relevant materials.
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Act as the main liaison for Board members, assisting with logistics and related support.
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Manage the corporate calendar in coordination with other executive staff.
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Prepare and process CEO expense reports in line with company policies.
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Collaborate closely with other Executive Assistants and administrative staff to ensure smooth communication and coordination.
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Handle sensitive information with absolute discretion.
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Support the CEO on special projects, including research, summary preparation, and administrative tasks.
Qualifications:
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Post-secondary education in a relevant field.
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Minimum of 5 years of proven experience as an Executive Assistant, ideally supporting C-suite executives.
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Exceptional organizational and time management skills.
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Excellent verbal and written communication skills in both French and English.
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Proficiency in Microsoft Office Suite.
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Ability to manage multiple tasks while adapting to changing priorities.
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Strong sense of professionalism and discretion.
Poste : Adjoint(e) Exécutif(ve) au PDG
Lieu : West Island
Horaire : 40 heures par semaine
Rémunération : Salaire et avantages compétitifs
Lieu : West Island
Horaire : 40 heures par semaine
Rémunération : Salaire et avantages compétitifs
Aperçu du poste :
L’Adjoint(e) Exécutif(ve) jouera un rôle clé dans le soutien quotidien des opérations du PDG. Cette personne sera responsable de la gestion de l’agenda, de la coordination des communications internes et externes, ainsi que de diverses tâches administratives. Le candidat ou la candidate idéal(e) est proactif(ve), bien organisé(e), attentif(ve) aux détails et capable de faire preuve d'une grande discrétion.
Responsabilités principales :
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Assurer la gestion complète de l’agenda du PDG : planification des réunions, des rendez-vous et des déplacements, tout en supervisant la coordination de ses engagements personnels et administratifs. Anticiper et résoudre efficacement les conflits d’horaire.
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Être le point de contact principal pour les parties internes et externes, en assurant la gestion professionnelle et discrète de toutes les communications.
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Préparer, réviser et corriger divers documents, rapports et présentations. Maintenir une organisation rigoureuse des dossiers.
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Organiser et coordonner des réunions, événements et rassemblements, y compris la préparation des ordres du jour et la collecte des documents pertinents.
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Servir de liaison principale pour les membres du conseil d’administration, en les soutenant dans leurs besoins logistiques.
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Gérer le calendrier corporatif en collaboration avec les autres membres de l’équipe de direction.
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Préparer et traiter les rapports de dépenses du PDG conformément aux politiques de l’entreprise.
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Collaborer étroitement avec les autres adjoint(e)s exécutif(ve)s et le personnel administratif pour garantir une communication fluide.
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Traiter les informations sensibles avec le plus grand professionnalisme et la plus stricte confidentialité.
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Appuyer le PDG dans divers projets spéciaux, y compris la recherche, la préparation de résumés et le soutien administratif.
Qualifications :
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Diplôme postsecondaire dans un domaine pertinent.
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Minimum de 5 ans d’expérience en tant qu’Adjoint(e) Exécutif(ve), de préférence auprès de cadres supérieurs.
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Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
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Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
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Maîtrise de la suite Microsoft Office.
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Capacité à gérer plusieurs priorités et à s’adapter dans un environnement dynamique.
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Grand professionnalisme et discrétion.
Contract Info / Information sur le contrat
- Job ID / No. du Poste: 44401175
- Open Positions / Postes Ouverts: 1
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