Bilingual Property Administrator

Nous recherchons un(e) administrateur(trice) immobilier(ère) bilingue motivé(e) et rigoureux(se), prêt(e) à faire progresser sa carrière dans un environnement dynamique en immobilier commercial.

Il ne s’agit pas simplement d’un rôle administratif — c’est une occasion unique d’acquérir une expérience concrète en opérations, finance, location et gestion d’actifs, en collaboration avec des experts du secteur. Idéal pour une personne ambitieuse, collaborative et désireuse d’évoluer comme professionnel(le) de l’immobilier.

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· Offrir un service exceptionnel aux locataires, fournisseurs et équipes internes

· Soutenir les opérations quotidiennes des immeubles avec les gestionnaires

· Coordonner les entrées et sorties des locataires

· Organiser les visites, accès aux espaces et interventions des fournisseurs

· Émettre les bons de commande et traiter les factures d’exploitation

· Participer aux écritures mensuelles (accruals) et au processus budgétaire

· Assurer le suivi des services publics et des données financières

· Collaborer étroitement avec les équipes de comptabilité et de finance

· Analyser les baux et identifier les clauses liées aux paiements (allocations, dépôts, remboursements)

· Préparer les contrats de service et assurer le suivi des échéances

· Participer à la préparation de documents liés à des dossiers juridiques

· Maintenir à jour les informations des locataires et fournisseurs (VendorPM, CertiSync)

· Coordonner l’intégration des fournisseurs et la conformité documentaire

· Assurer le suivi des rapports d’entretien (CVC/HVAC)

· Contribuer aux initiatives de durabilité et de responsabilité sociale

· Collaborer avec les équipes internes pour diffuser les communications aux locataires

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· Bilingue en français et en anglais (obligatoire)

· 1 à 3 ans d’expérience en administration immobilière ou domaine connexe

· Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail

· Bonne compréhension des aspects financiers (facturation, budgets, suivi)

· Excellentes aptitudes en communication et orientation client

· Esprit d’initiative et désir d’apprentissage

· Maîtrise de Microsoft Office (Excel un atout)

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· Expérience concrète dans un environnement immobilier de haut niveau

· Possibilités d’évolution dans le secteur immobilier

· Équipe collaborative, dynamique et performante

· Participation à des initiatives ESG et durables

· Rôle stimulant avec un impact réel au quotidien

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We’re looking for a driven and detail-oriented Bilingual Property Administrator who is ready to take the next step in their career within a dynamic commercial real estate environment.

This is more than an administrative role — it’s an opportunity to gain hands-on exposure across operations, finance, leasing, and asset management, working alongside experienced leaders in the industry. Ideal for someone who is ambitious, collaborative, and eager to grow as a real estate professional.

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· Deliver a best-in-class experience to tenants, vendors, and internal stakeholders

· Support day-to-day property operations alongside the Property Manager(s)

· Coordinate tenants move-ins and move-outs, ensuring a seamless experience

· Facilitate site access, tours, and contractor coordination

· Issue purchase orders and process invoices for operating expenses

· Support monthly accruals, budgeting, and financial tracking activities

· Assist with utility tracking, tenant billings, and account reconciliations

· Collaborate with Accounts Payable, Accounts Receivable, and Finance teams

· Review lease agreements and support payment-related documentation (e.g., allowances, deposits, refunds)

· Prepare service contracts and track key dates, including renewals and expiries

· Assist in preparing documentation related to legal or disputed matters

· Maintain accurate tenant and vendor records across systems (e.g., VendorPM, CertiSync)

· Coordinate vendor onboarding and compliance documentation

· Support HVAC reporting and ongoing vendor follow-ups

· Support sustainability initiatives and corporate responsibility programs

· Partner with internal teams to communicate updates, notices, and initiatives to tenants

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· Bilingual in English and French (required)

· 1–3 years of experience in property administration, real estate, or a related field

· Strong organizational skills with exceptional attention to detail

· Financial acumen and comfort working with budgets, invoices, and reporting

· Excellent communication skills and a customer-first mindset

· A proactive, solutions-oriented approach with a desire to learn and grow

· Proficiency in Microsoft Office (Excel skills are a strong asset)

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· Exposure to high-profile commercial real estate operations

· Clear career progression within real estate

· Collaborative, supportive, and high-performing team environment

· Opportunity to contribute to sustainability and ESG initiatives

· Work in a fast-paced environment where your impact is visible

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Contract Info / Information sur le contrat