Adjoint(e) De Direction / Executive Assistant

Gérer et maintenir les calendriers, rendez-vous et déplacements des cadres supérieurs

Organiser et coordonner les réunions et événements, incluant la réservation des salles et de l’équipement requis

Préparer, vérifier, consolider et distribuer les présentations et documents destinés à la direction

Assurer le suivi des livrables et des échéanciers avec des équipes situées dans différents emplacements

Surveiller, trier, répondre et distribuer les communications reçues via Outlook, Microsoft Teams et autres canaux

Préparer, soumettre et assurer le suivi des rapports de frais de déplacement

Créer et maintenir les organigrammes

Accueillir les visiteurs et représenter la direction de manière professionnelle

Rédiger, réviser et mettre à jour la correspondance, les rapports, les présentations et les documents confidentiels

Appuyer les processus d’embauche, de départs et le suivi des vacances

Soutenir divers projets spéciaux tout en respectant un haut niveau de confidentialité

Coordonner les échéanciers et la gestion des flux de travail pour les tâches récurrentes

Assurer la liaison avec la haute direction et les différentes fonctions de soutien

Accomplir toute autre tâche connexe au besoin

Minimum de 5 années d’expérience pertinente à titre d’adjoint(e) de direction ou dans un rôle similaire

Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)

Solides compétences organisationnelles, stratégiques et en gestion du temps

Connaissance des pratiques et procédures administratives de bureau

Diplôme d’études postsecondaires requis

Connaissance des calendriers de rapports financiers et/ou des responsabilités de secrétariat corporatif (atout)

Expérience avec la plateforme Diligent (atout)

Grande autonomie et débrouillardise

Capacité à gérer l’ambiguïté et les priorités changeantes

Excellentes aptitudes interpersonnelles et esprit de collaboration

Capacité à évoluer efficacement dans un environnement rapide et dynamique

Sens aigu du détail et souci de l’exactitude

Solide éthique professionnelle, intégrité et fiabilité

Flexibilité et adaptabilité

Bon sens des affaires

Capacité démontrée à traiter des informations sensibles avec discrétion

Manage and maintain executive calendars, appointments, and travel arrangements

Coordinate and schedule meetings and events, including meeting rooms and required equipment

Prepare, verify, consolidate, and distribute executive presentations and meeting materials

Follow up on deliverables and timelines with internal teams across multiple locations

Monitor, respond to, and distribute incoming communications via Outlook, Microsoft Teams, and other channels

Prepare, submit, and track travel and expense reports

Create and maintain organizational charts

Receive and interact with visitors, professionally representing the executive team

Prepare and edit correspondence, reports, presentations, and other confidential documents

Assist with onboarding, resignations, and tracking vacation schedules

Support special projects while maintaining a high degree of confidentiality

Coordinate workflows and deadlines for recurring administrative tasks

Liaise with senior management and various support functions

Perform other related duties as required

Minimum of 5 years of experience as an Executive Assistant or in a similar role

Excellent written and verbal communication skills in both French and English

Strong proficiency with Microsoft Office Suite (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)

Strong organizational, strategic, and time management skills

Knowledge of standard office administrative practices and procedures

Post-secondary education required

Understanding of financial reporting calendars and/or corporate secretary responsibilities (asset)

Experience using the Diligent platform (asset)

Highly autonomous, proactive, and resourceful

Comfortable navigating ambiguity and shifting priorities

Strong interpersonal and collaboration skills

Ability to thrive in a fast-paced, dynamic environment

Excellent attention to detail and accuracy

Strong work ethic, integrity, and professionalism

Dependable and flexible

Sound business acumen

Demonstrated ability to handle sensitive information with discretion