Our client, a Canadian company with its magnificent Downtown Montreal office, is looking for an Executive Assistant!
Permanent position with benefits, RRSP and a hybrid schedule!
Main tasks as the Executive Assistant:
Permanent position with benefits, RRSP and a hybrid schedule!
Main tasks as the Executive Assistant:
- Coordinates the executive’s calendar and schedules appointments, events, and meetings
- Assists with the preparation of meetings and presentations including creating text, graphs, charts, and tables
- Greets visitors, answers inquiries, and responds to meeting requests and emails on behalf of the senior leader and other executives
- Provides tracking of necessary budgets, including processing of expense reports and reconciliations
- Arranges travel schedules and make reservations as necessary
- Organizes conferences and employee appreciation events
- Provides general administrative support (filing, photocopying, etc.)
- Keep various databases, reports and templates up to date
- Assist managers with onboarding new employees, ordering materials and pre-hire follow-ups
- Prepares and distributes internal communications where necessary
- Answers telephone and electronic enquiries
- Coordinates incoming and outgoing mail and couriers
- Assist with office layout planning and office moves, and with managing and maintaining IT infrastructure
- Manages office supplies, including ordering and distribution.
- All other related task
Requirements for the Executive Assistant position:
- At least 5 years of experience of related administrative support experience
- Excellent organizational skills, including the ability to manage multiple, often competing priorities under pressure to meet tight deadlines
- Proficient with Microsoft Office Suite including MS Word and PowerPoint
- Strong written and verbal communication skills in English and French, including strong proofreading and editing
- Strong problem-solving skills
Apply today!
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Notre client, une entreprise canadienne possédant son magnifique bureau du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'un(e) assistant(e) exécutif(ve) !
Poste permanent avec avantages sociaux, REER et horaire hybride !
Tâches principales en tant qu'assistant exécutif :
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Notre client, une entreprise canadienne possédant son magnifique bureau du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'un(e) assistant(e) exécutif(ve) !
Poste permanent avec avantages sociaux, REER et horaire hybride !
Tâches principales en tant qu'assistant exécutif :
- Coordonne le calendrier du cadre et planifie les rendez-vous, les événements et les réunions
- Aide à la préparation des réunions et des présentations, y compris la création de textes, de graphiques, de diagrammes et de tableaux
- Accueille les visiteurs, répond aux demandes de renseignements et répond aux demandes de réunion et aux courriels au nom du haut dirigeant et des autres cadres supérieurs
- Assure le suivi des budgets nécessaires, y compris le traitement des notes de frais et des rapprochements
- Organise les horaires de voyage et fait les réservations si nécessaire
- Organise des conférences et des événements de reconnaissance des employés
- Fournit un soutien administratif général (classement, photocopie, etc.)
- Maintenir à jour diverses bases de données, rapports et modèles
- Aider les gestionnaires à intégrer les nouveaux employés, à commander du matériel et à effectuer des suivis avant l'embauche
- Prépare et diffuse les communications internes si nécessaire
- Répond aux demandes téléphoniques et électroniques
- Coordonne le courrier et les coursiers entrants et sortants
- Aider à la planification de l'aménagement des bureaux et aux déménagements de bureaux, ainsi qu'à la gestion et à la maintenance de l'infrastructure informatique
- Gère les fournitures de bureau, y compris les commandes et la distribution
- Toutes autres tâches connexes
Exigences pour le poste d'assistant(e) exécutif(ve) :
- Au moins 5 ans d'expérience dans un domaine connexe en soutien administratif
- Excellentes compétences organisationnelles, y compris la capacité de gérer des priorités multiples, souvent concurrentes, sous pression pour respecter des délais serrés
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment MS Word et PowerPoint
- Solides compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français, y compris de solides compétences en relecture et édition
Solides compétences en résolution de problèmes
Postulez dès aujourd'hui !
Postulez dès aujourd'hui !
Contract Info / Information sur le contrat
- Job ID / No. du Poste: 44952963
- Open Positions / Postes Ouverts: 1
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