Adjoint(e) Exécutif(ve) Bilingue/ Bilingual Executive Assistant CEO – Downtown

Assistant(e) Exécutif(ve)

Salaire compétitif et avantages sociaux

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) très motivé(e) pour rejoindre une équipe dynamique et collaborer étroitement avec la direction. Ce poste joue un rôle clé dans le soutien des opérations quotidiennes de l’organisation, en travaillant en étroite collaboration avec le bureau exécutif pour gérer les priorités, les communications et diverses fonctions administratives. L’Assistant(e) Exécutif(ve) aidera à l’exécution des projets clés et interagira avec les cadres supérieurs, les membres du conseil d’administration, les influenceurs de l’industrie et d’autres parties prenantes.

Principales responsabilités :

Gestion du calendrier

• Coordonner le calendrier, les réunions et la gestion des documents du dirigeant.
• Assister dans la gestion des tâches quotidiennes, les suivis, et la gestion des priorités changeantes tout en respectant les délais.
• Assister aux réunions, préparer la documentation, prendre des notes, suivre les actions à entreprendre et assurer les suivis.
• Faciliter le flux de communication et suivre les délais et les objectifs afin d’assurer leur réalisation dans les temps.
• Diriger et traiter les informations et demandes rapidement et efficacement.
• Rédiger et éditer des correspondances internes et externes, des présentations et des rapports.
• Favoriser les relations avec les parties prenantes internes et externes, assurant ainsi une coordination fluide.
• Développer et tirer parti des relations inter-départements.
• Organiser des plans de voyage d’affaires détaillés, y compris les itinéraires, les agendas, les vols, l’hébergement et les transports.
• Suivre et compléter les demandes de remboursement des frais de voyage et des dépenses de manière proactive.
• Superviser les exigences technologiques du bureau exécutif.
• Gérer divers projets administratifs selon les besoins.
• Maintenir les systèmes de classement, les archives et la gestion des contrats.
• Traiter les factures et suivre les budgets.
• Enquêter et résoudre les problèmes administratifs.

Qualifications et expérience :

• Plus de 3 ans d’expérience préalable dans un rôle exécutif ou un bureau de direction.
• Expérience avérée dans une organisation complexe.
• Très bien organisé(e) avec une excellente attention aux détails.
• Capacité à prospérer dans un environnement dynamique et à travailler efficacement sous pression.
• Forte capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter des délais stricts.
• Excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Esprit d’équipe et capacité à collaborer efficacement entre départements.
• Attitude proactive et axée sur les solutions.
• Curiosité et engagement envers l’apprentissage continu et le développement personnel.
• Capacité à gérer des questions complexes et sensibles avec tact et diplomatie.
• Discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
• Compétences technologiques et maîtrise avancée de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Google Business Applications et autres logiciels ; la connaissance de SAP est un atout.
• Diplôme universitaire ou expérience équivalente.
• Une expérience pertinente pourra être considérée en lieu et place d’un diplôme.
• Le bilinguisme (anglais et français) est essentiel.
• Disponibilité pour des horaires flexibles et volonté de voyager fréquemment si nécessaire (principalement à Montréal et à Toronto).

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Executive Assistant

Competitive salary and benefits

We are seeking a highly motivated Executive Assistant to join a dynamic team and collaborate closely with senior leadership. This position plays a critical role in supporting the day-to-day operations of the organization, working closely with the executive office to manage priorities, communications, and various administrative functions. The Executive Assistant will assist in the execution of key projects and interact with senior executives, board members, industry influencers, and other stakeholders.

Main Responsibilities:

Calendar Management

• Coordinate the executive’s schedule, meetings, and document management.
• Assist with daily task management, follow-ups, and shifting priorities while meeting deadlines.
• Attend meetings, prepare documentation, take minutes, track action items, and ensure follow-ups.
• Facilitate communication flow and track deadlines and targets to ensure timely completion.
• Direct and process information and inquiries quickly and efficiently.
• Draft and edit internal and external correspondence, presentations, and reports.
• Foster relationships with both internal and external stakeholders, ensuring smooth coordination.
• Build and leverage interdepartmental relationships.
• Organize detailed business travel plans, itineraries, and agendas, including travel, accommodation, and transportation.
• Track and complete travel and expense claims proactively.
• Oversee technology requirements for the executive office.
• Manage administrative projects as needed.
• Maintain filing systems, record-keeping, and contract management.
• Process invoices and track budgets.
• Investigate and resolve administrative issues.

Qualifications and Experience:

• 3+ years of previous work experience in a senior office or executive-level role.
• Proven experience working within a complex organizational structure.
• Highly organized with excellent attention to detail.
• Ability to thrive in a fast-paced environment and work effectively under pressure.
• Strong ability to handle multiple priorities and meet stringent deadlines.
• Excellent communication skills, both written and verbal.
• Team-oriented with the ability to collaborate effectively across departments.
• Proactive and solution-oriented attitude.
• Curiosity and commitment to continuous learning and personal development.
• Ability to manage complex and sensitive issues with tact and diplomacy.
• Discretion in handling confidential information.
• Tech-savvy with advanced knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Google Business Applications, and other software; familiarity with SAP is a plus.
• University degree or equivalent experience.
• Relevant experience will be considered in lieu of a degree.
• Bilingualism (English and French) is required.
• Flexible hours and willingness to travel frequently as needed (primarily to Montreal and Toronto).

#QPQC

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• Job ID / No. du Poste: 39171
• Open Positions / Postes Ouverts: 1