Documentation and content specialist

Laval

Temp position

Full time

The Documentation and Content Specialist collaborates with the Library Content Manager to ensure that the RFx response content library contains compliant, consistent, accurate, and brand-aligned content. Their responsibilities include organizing, categorizing, and updating documents to facilitate easy access and retrieval. Additionally, they work with team members to maintain up-to-date and goal-aligned content.

Responsibilities:

  • Assist in establishing and documenting standardized terminology to ensure consistent tagging, labeling, and categorization of content, facilitating easy retrieval.
  • Aid in creating and documenting best practice guidelines for content creation and tagging to maintain consistency and adherence to established standards.
  • Contribute to the development and documentation of quality guidelines to uphold the standard of high-quality content.
  • Liaise with subject matter experts (SMEs) to ensure that content is compliant, accurate, consistent, and aligns with the organization’s branding. Standardize service and supply content to fulfill commitments effectively.
  • Collaborate with SMEs and other key stakeholders to eliminate redundancy in the content library and ensure that content is polished, proposal-ready, and commercially viable.
  • Manage and establish expiry dates for the initial content load, typically ranging from 6 to 12 months. Ensure accurate tagging and eliminate redundancy during the initial content upload.
  • Remove client-specific details from content that could potentially be submitted to a different client.
  • Assist in developing training materials on content creation guidelines and best practices to ensure consistency and adherence to standards, including onboarding training.
  • Serve as the primary user of the system during its initial launch, offering expertise, support, and guidance to other users within the organization as necessary.
  • Oversee the initial setup of user accounts for the system, including creating new accounts, adjusting user permissions, removing inactive accounts, and maintaining appropriate access levels for quality assurance and compliance.
  • Assist in establishing and maintaining key performance indicators (KPIs) and develop a dashboard for analytics and insights to enhance content quality, accuracy, and tool utilization.

Qualifications:

  • Bachelor degree, College Diploma or equivalent experience 3-5 years
  • Passion for collaboration and relationship building.
  • Strong analytical sense with problem solving.
  • Excellent organizational skills and proficiency in document management is an asset.
  • Excellent communication skills in English and French; verbal and written.
  • Prior experience with SAP, SAP-BW and Tableau knowledge is an asset.
  • Proficient use of Excel

Spécialiste de la documentation et du contenu

Laval

Poste temporaire

Temps plein

Le spécialiste de la documentation et du contenu collabore avec le responsable du contenu de la bibliothèque pour s’assurer que la bibliothèque de contenu de la réponse à l’appel d’offres contient un contenu conforme, cohérent, précis et aligné sur la marque. Ses responsabilités comprennent l’organisation, la catégorisation et la mise à jour des documents afin d’en faciliter l’accès et la récupération. En outre, il travaille avec les membres de l’équipe pour maintenir le contenu à jour et conforme aux objectifs.

Responsabilités:

  • Contribuer à l’établissement et à la documentation d’une terminologie normalisée afin de garantir la cohérence du marquage, de l’étiquetage et de la catégorisation du contenu, facilitant ainsi sa récupération.
  • Contribuer à l’élaboration et à la documentation de lignes directrices sur les meilleures pratiques en matière de création de contenu et de marquage, afin de maintenir la cohérence et le respect des normes établies.
  • Contribuer à l’élaboration et à la documentation de lignes directrices en matière de qualité afin de maintenir la norme d’un contenu de haute qualité.
  • Assurer la liaison avec les experts en la matière pour veiller à ce que le contenu soit conforme, précis, cohérent et conforme à l’image de marque de l’organisation. Normaliser le service et fournir du contenu afin de respecter les engagements de manière efficace.
  • Collaborer avec les PME et d’autres parties prenantes clés pour éliminer la redondance dans la bibliothèque de contenu et veiller à ce que le contenu soit soigné, prêt à être proposé et commercialement viable.
  • Gérer et fixer des dates d’expiration pour la charge de contenu initiale, généralement comprise entre 6 et 12 mois. Assurer un étiquetage précis et éliminer la redondance lors du chargement initial du contenu.
  • Supprimer les détails spécifiques au client du contenu qui pourrait être soumis à un autre client.
  • Contribuer à l’élaboration de matériel de formation sur les lignes directrices et les meilleures pratiques en matière de création de contenu afin de garantir la cohérence et le respect des normes, y compris la formation d’accueil.
  • Servir d’utilisateur principal du système lors de son lancement initial, en offrant son expertise, son soutien et ses conseils à d’autres utilisateurs au sein de l’organisation, le cas échéant.
  • Superviser la configuration initiale des comptes d’utilisateurs pour le système, y compris la création de nouveaux comptes, l’ajustement des autorisations des utilisateurs, la suppression des comptes inactifs et le maintien des niveaux d’accès appropriés pour l’assurance qualité et la conformité.
  • Aider à établir et à maintenir des indicateurs de performance clés (KPI) et développer un tableau de bord pour l’analyse et la compréhension afin d’améliorer la qualité du contenu, la précision et l’utilisation des outils.

Qualifications:

  • Baccalauréat, diplôme universitaire ou expérience équivalente 3 à 5 ans
  • Passion pour la collaboration et l’établissement de relations.
  • Sens aigu de l’analyse et de la résolution de problèmes.
  • Excellentes compétences organisationnelles et maîtrise de la gestion documentaire, un atout.
  • Excellentes aptitudes à la communication en anglais et en français, à l’oral comme à l’écrit.
  • Une expérience préalable avec SAP, SAP-BW et Tableau est un atout.
  • Maîtrise d’Excel

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Contract Info / Information sur le contrat
  • Job ID / No. du Poste: 36341
  • Open Positions / Postes Ouverts: 1
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