Scheduling Coordinator – Cote De Liesse

Role: Scheduling Coordinator

Status: Permanent

Location: Montreal, QC

Our client, renowned for its safety products and offering a friendly and dynamic environment to all its employees, is currently looking for a Scheduling Coordinator to join the operations Team.

Do you have strong administrative skills, are you ready to work in a fast-paced environment and are eager to learn and take on new challenges? This job is for you, and we want to meet you!

Responsibilities:

• Provides administrative support to Technical Supervisor
• Schedule future inspections by assigning technicians and dates by quarter at a time throughout the year
• Manage inspection calendar in Outlook
• Update and manage call list in Excel from booking to completion
• Communicate with customers regarding appointments, send notices, obtain access codes, etc.
• Follow up on purchase orders requested from customers for inspection if any are missing – in the event of a problem, refer to the account manager
• Create purchase orders when subcontractors are used
• Ensure that technicians have a full schedule
• Ensure that all appointments are confirmed on Thursday for the following week and send a reminder 48-72 hours before the inspection date
• Transmit and prepare inspection reports for all inspections to the senior inspection technician who will carry out the inspections
• Reschedule any changes and returns required for inspections. Inform account manager.
• Prepare inspection equipment list for any on-site maintenance (smoke detectors, shut-off stations, etc.).
• Maintain open communication with technicians concerning their schedules, special customer requests, start times, etc.
• Send work orders to customers for all inspection calls.
• Follow up outstanding service issues with subcontractors

Required qualifications:

• Customer service experience
• Proficiency in Microsoft Office suite
• Bilingualism in French and English spoken and written
• Highly effective organizational skills
• Ability to prioritize in a constantly changing environment.
• Excellent interpersonal and customer relations skills
• Great attention to detail and precision
• Highly effective organizational skills
• Flexibility and resourcefulness
• Knowledge of Maestro is an asset

Rôle : Coordinateur de l’ordonnancement

Statut : Permanent

Lieu de travail: Montréal, QC

Notre client, reconnu pour ses produits de sécurité et offrant un environnement amical et dynamique à tous ses employés, est présentement à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) des horaires pour se joindre à l’équipe des opérations.

Vous avez de solides compétences administratives, vous êtes prêt à travailler dans un environnement en constante évolution et vous êtes désireux d’apprendre et de relever de nouveaux défis ?

Ce poste est pour vous, et nous voulons vous rencontrer !

Responsabilités :

• Fournir un soutien administratif au superviseur technique
• Planifier les futures inspections en affectant les techniciens et les dates par trimestre tout au long de l’année
• Gérer le calendrier des inspections dans Outlook
• Mettre à jour et gérer la liste des appels dans Excel, de la réservation à l’achèvement.
• Communiquer avec les clients au sujet des rendez-vous, envoyer des avis, obtenir des codes d’accès, etc.
• Assurer le suivi des bons de commande demandés aux clients pour l’inspection s’il en manque – en cas de problème, en référer au gestionnaire de compte
• Créer des bons de commande en cas de recours à des sous-traitants
• Assurer que les techniciens ont un emploi du temps bien rempli
• Assurer que tous les rendez-vous sont confirmés le jeudi pour la semaine suivante et envoyer un rappel 48-72 heures avant la date d’inspection
• Transmettre et préparer les rapports d’inspection pour toutes les inspections au technicien d’inspection principal qui effectuera les inspections
• Reprogrammer les changements et les retours nécessaires pour les inspections. Informer le gestionnaire de compte
• Préparer la liste des équipements d’inspection pour toute maintenance sur site (détecteurs de fumée, stations d’arrêt, etc.).
• Maintenir une communication ouverte avec les techniciens concernant leurs horaires, les demandes spéciales des clients, les heures de début, etc.
• Envoyer les ordres de travail aux clients pour tous les appels d’inspection
• Assurer le suivi des problèmes de service en suspens avec les sous-traitants

Qualifications requises :

• Expérience du service à la clientèle
• Maîtrise de la suite Microsoft Office
• Bilinguisme en français-anglais parlé et écrit
• Compétences organisationnelles très efficaces
• Capacité à établir des priorités dans un environnement en constante évolution
• Excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles et de relations avec la clientèle
• Grand souci du détail et de la précision
• Sens de l’organisation très efficace
• Flexibilité et débrouillardise
• Connaissance de Maestro est un atout

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• Job ID / No. du Poste: 36925
• Open Positions / Postes Ouverts: 1