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Job Description

Avez-vous un minimum d’un an d’expérience professionnelle en tant que secrétaire ou réceptionniste? Êtes-vous une personne fiable qui peut fournir un support administratif au sein d’une compagnie qui valorise ses employés?

Si oui, ceci est l’opportunité idéale pour vous! Nous sommes actuellement à la recherche d’une secrétaire/réceptionniste pour se joindre à notre équipe de professionnels. La personne choisie travaillera sous la supervision du Directeur d’usine.

Vos tâches en tant que secrétaire – réceptionniste :

  • Accueillir les visiteurs (clients, fournisseurs), déterminer le but de leur visite, et les diriger vers la personne compétente
  • Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les acheminer
  • Facturer les commandes à l’intérieur et à l’extérieur du Canada et préparer les documents de douanes
  • Préparer la documentation respective pour faire des envois à l’intérieur et à l’extérieure de Canada en utilisant les différents services d’expédition (FedEX, DHL, Purolator, etc)
  • Faire les rapports de production (système AS 400)
  • Jumelage des factures des fournisseurs aux pièces justificatives, vérification que la marchandise ou les services correspondent aux commandes
  • Vérification des coûts
  • Mettre à jour l’inventaire de production, modifier l’information des commandes au système (AS 400)
  • Recevoir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus
  • Assurer un support administratif à la Direction

Les qualifications requises pour le poste de secrétaire/réceptionniste:

  • Avoir une expérience minimum d’un an en secrétariat
  • Être bilingue avec de solides compétences écrites et orales en anglais et en français
  • Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Power Point)
  • Autonomie, sens de l’initiative, minutie et débrouillardise
  • Avoir la facilité à identifier et à gérer les priorités
  • Savoir faire preuve d’un bon esprit d’équipe

Ne manquez pas cette opportunité, postulez dès maintenant !

Do you have a minimum of one year of professional experience as a secretary or receptionist? Are you a reliable person who can provide administrative support in a company that values its employees? If so, this is the ideal opportunity for you! We are currently looking for a secretary/receptionist to join our team of professionals. The selected person will work under the supervision of the Plant Manager.

Your duties as a secretary/receptionist:

    • Greet visitors (customers, suppliers), determine the purpose of their visit, and direct them to the appropriate person.
    • Answering, filtering and routing phone calls
    • Invoicing orders inside and outside Canada and preparing customs documents
    • Prepare the respective documentation for shipping inside and outside Canada using the different shipping services (FedEX, DHL, Purolator, etc.).
    • Make production reports (AS 400 system)
    • Matching supplier invoices to supporting documents, verifying that the goods or services match the orders
    • Cost verification
    • Update production inventory, change order information in the system (AS 400)
    • Receive and distribute postal and electronic mail and other documents received
    • Provide administrative support to the Directorate

The required qualifications for the Secretary/Receptionist position:

  • A minimum of one year’s experience in secretarial work
  • Be bilingual with strong written and oral skills in English and French
  • Have a good knowledge of Microsoft Office suite (Outlook, Word, Excel, Power Point)
  • Autonomy, initiative, meticulousness and resourcefulness
  • Easy to identify and manage priorities
  • Knowing how to be a good team player

Don’t miss this opportunity, apply now!

[email protected]

514-227-4640 ext. 272

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Contact Details

Envoyez votre CV dès aujourd'hui à Amanda au [email protected]