Job Description
Avez-vous un minimum d’un an d’expérience professionnelle en tant que secrétaire ou réceptionniste? Êtes-vous une personne fiable qui peut fournir un support administratif au sein d’une compagnie qui valorise ses employés? Si oui, ceci est l’opportunité idéale pour vous! Nous sommes actuellement à la recherche d’une secrétaire/réceptionniste pour se joindre à notre équipe de professionnels. La personne choisie travaillera sous la supervision du Directeur d’usine.
Vos tâches en tant que secrétaire – réceptionniste :
- Accueillir les visiteurs (clients, fournisseurs), déterminer le but de leur visite, et les diriger vers la personne compétente
- Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les acheminer
- Facturer les commandes à l’intérieur et à l’extérieur du Canada et préparer les documents de douanes
- Préparer la documentation respective pour faire des envois à l’intérieur et à l’extérieure de Canada en utilisant les différents services d’expédition (FedEX, DHL, Purolator, etc)
- Faire les rapports de production (système AS 400)
- Jumelage des factures des fournisseurs aux pièces justificatives, vérification que la marchandise ou les services correspondent aux commandes
- Vérification des coûts
- Mettre à jour l’inventaire de production, modifier l’information des commandes au système (AS 400)
- Recevoir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus
- Assurer un support administratif à la Direction
Les qualifications requises pour le poste de secrétaire/réceptionniste:
- Avoir une expérience minimum d’un an en secrétariat
- Être bilingue avec de solides compétences écrites et orales en anglais et en français
- Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Power Point)
- Autonomie, sens de l’initiative, minutie et débrouillardise
- Avoir la facilité à identifier et à gérer les priorités
- Savoir faire preuve d’un bon esprit d’équipe
Ne manquez pas cette opportunité, postulez dès maintenant !
Do you have a minimum of one year of professional experience as a secretary or receptionist? Are you a reliable person who can provide administrative support in a company that values its employees? If so, this is the ideal opportunity for you! We are currently looking for a secretary/receptionist to join our team of professionals. The selected person will work under the supervision of the Plant Manager.
Your duties as a secretary/receptionist:
- Greet visitors (customers, suppliers), determine the purpose of their visit, and direct them to the appropriate person.
- Answering, filtering and routing phone calls
- Invoicing orders inside and outside Canada and preparing customs documents
- Prepare the respective documentation for shipping inside and outside Canada using the different shipping services (FedEX, DHL, Purolator, etc.).
- Make production reports (AS 400 system)
- Matching supplier invoices to supporting documents, verifying that the goods or services match the orders
- Cost verification
- Update production inventory, change order information in the system (AS 400)
- Receive and distribute postal and electronic mail and other documents received
- Provide administrative support to the Directorate
The required qualifications for the Secretary/Receptionist position:
- A minimum of one year’s experience in secretarial work
- Be bilingual with strong written and oral skills in English and French
- Have a good knowledge of Microsoft Office suite (Outlook, Word, Excel, Power Point)
- Autonomy, initiative, meticulousness and resourcefulness
- Easy to identify and manage priorities
- Knowing how to be a good team player
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