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Job Description

Are you a goal driven individual? Does the pharmaceutical industry interest you? If so, this is the ideal opportunity for you! We are currently looking for a Receptionist to be part of our client’s team of professionals.

Your tasks as a Receptionist:

  • Direct calls & voicemails to the appropriate recipient (min. 500 calls per day)
  • Welcome all visitors, and inform appropriate personnel of arrival
  • Monitor, issue and track number/usage of visitor passes and replenish passes on a yearly basis
  • Monitor conference room reservations and make reservations on occasion
  • Sort, open, prepare and organize incoming and outgoing mail packages daily (US and Canadian mail)
  • Process outgoing courier shipments on behalf of employees via UPS, Canada Post or local courier
  • Create quarterly reports on courier service usage
  • Update the attendance list daily and forward to all employees for daily reference
  • Create, maintain and update SOPs, company employee lists, reception manual & call handbook
  • Forward all changes to appropriate personnel
  • Prepare all welcome kits for newly hired employees and ensure workstations for new & terminated employees have been cleaned
  • Order, receive, track and distribute office supplies, company envelopes, mailing ink and paper supply for the companies’ Head Office and warehouse
  • Open/close the reception area at the beginning/end of the day and keep a presentable lobby area
  • Accept delivery and prepare catered lunches & coffee/water for trainings or special guests/ meetings
  • Safe keep, organize, monitor and log petty cash flow & all building keys
  • Train CSRs on the daily operations of reception for back-up and log training progress

The required qualifications for the Receptionist position:

  • Two or three years of experience in reception and/or office administration
  • Have a high school diploma (a diploma in office administration is an asset)
  • Have excellent communication skills
  • Must be bilingual with strong written and oral skills in English and French
  • Have the ability to adapt and learn quickly as well as work in a very fast paced environment
  • Show professionalism and a positive attitude
  • Have knowledge of Microsoft Office (Word, Outlook and Excel)
  • Have experience with ShoreTel system and UPS WorldShip system (an asset)

Don’t miss this opportunity, apply now!

Êtes-vous une personne axée sur les objectifs ? L’industrie pharmaceutique vous intéresse ? Si oui, ceci est l’occasion idéale pour vous ! Nous sommes présentement à la recherche d’une réceptionniste pour faire partie de l’équipe de professionnels de notre client.

Vos tâches en tant que réceptionniste :

  • Appels et messages vocaux directs vers le destinataire approprié (au moins 500 appels par jour)
  • Accueillir tous les visiteurs et informer le personnel approprié de leur arrivée
  • Surveiller, délivrer et suivre le nombre et l’utilisation des laissez-passer des visiteurs et les remplacer chaque année
  • Surveiller les réservations de salles de conférence et faire des réservations à l’occasion
  • Trier, ouvrir, préparer et organiser quotidiennement les colis de courrier entrant et sortant (courrier américain et canadien)
  • Traiter les envois expédiés par service de messagerie au nom des employés par UPS, Postes Canada ou par service de messagerie local
  • Créer des rapports trimestriels sur l’utilisation des services de messagerie
  • Mettre à jour quotidiennement la liste des présences et la transmettre à tous les employés à titre de référence quotidienne
  • Créer, maintenir et mettre à jour les SOP, les listes d’employés de l’entreprise, le manuel de réception et le manuel d’appel
  • Transmettre tous les changements au personnel approprié
  • Préparer toutes les trousses de bienvenue pour les nouveaux employés et s’assurer que les postes de travail des nouveaux employés et des employés licenciés ont été nettoyés
  • Commander, recevoir, suivre et distribuer les fournitures de bureau, les enveloppes de l’entreprise, les encres postales et les fournitures de papier pour le siège social et l’entrepôt des entreprises
  • Ouvrir/fermer la réception au début/à la fin de la journée et garder un hall d’entrée présentable
  • Accepter la livraison et préparer des déjeuners et du café/de l’eau pour les formations ou les invités spéciaux/réunions
  • Gardez, organisez, surveillez et consignez en lieu sûr le flux de petite caisse et toutes les clés du bâtiment

Les qualifications requises pour le poste de réceptionniste :

  • Deux ou trois ans d’expérience dans l’accueil et/ou l’administration de bureau
  • Avoir un diplôme d’études secondaires (un diplôme en administration de bureau est un atout)
  • Avoir d’excellentes aptitudes à la communication
  • Doit être bilingue et posséder de solides compétences écrites et orales en anglais et en français
  • Avoir la capacité de s’adapter et d’apprendre rapidement et de travailler dans un environnement au rythme très rapide
  • Faire preuve de professionnalisme et d’une attitude positive
  • Connaissance de Microsoft Office (Word, Outlook et Excel)
  • Avoir de l’expérience avec le système ShoreTel et le système UPS WorldShip (un atout)

Ne manquez pas cette opportunité, postulez dès maintenant !