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Job Description

Executive Assistant to CEO/COO

Permanent position, outstanding benefits! Including personal development budget

Salary based on experience, Plateau Mount-Royal

Needs to be comfortable working from office/ wfh possibility/ based on Executive needs.

Our client is one of the words leading online media company and strives for the best with every one of their actions, breathes and intentions. Their media reaches over 500M people each month and inspire them to dream big, equip them with the tools they need to make their dreams come true. Our client truly sets themselves apart and dreams big, they are seeking equally empowering people to join their team and currently seeking an Executive Assistant to the CEO or COO, a crucial role in accomplishing that mission.

The ideal candidate is someone who can see the big picture across the company and facilitate the cross-team collaboration that enables us to achieve our ambitious goals while supporting our senior executives’ day to day operational and executive agendas.

To be successful in this role, you should be well-organized, have great time management skills and be able to make decisions autonomously. Strong people skills will be required to build meaningful relationships with the team you will be supporting. Our client is seeking experienced individuals that share the same passion and drive to make this world a better place, are interested to learn about what goes on behind the scenes and are excited to see how you can contribute, we want to hear from you!

Responsibilities

  • Manage executive schedule and act as a liaison for the executive team
  • Manage information flow in a timely and accurate manner
  • Manage executives’ calendars and set up meetings
  • Make travel and accommodation arrangements
  • Handling basic bookkeeping tasks.
  • Helping prepare for meetings.
  • Format information for internal and external communication – memos, emails, presentations, reports
  • Take minutes during meetings
  • Screening, sorting and distributing incoming emails, and other correspondence.
  • Using various software, including word processing, spreadsheets, databases, and presentation software.
  • Reading and analyzing incoming memos, submissions, and distributing them as needed.
  • Provide general administrative support.

Key skills and traits:

  • A calm and grounded attitude during high stress situations
  • Proven experience as an executive assistant or other relevant administrative support experience.
  • In-depth understanding of entire MS Office suite and Google suite
  • Professional level verbal and written communications skills.
  • Very strong organizational skills and extreme attention to detail
  • High EQ to build connections and understand the needs of the executives you are supporting

Requirements

  • Bachelor’s Degree or equivalent work experience
  • Montreal Based applicants will only be considered

Assets:

· Previous experience in a Media company

· Previous experience working in a Startup environment

Assistant exécutif au PDG

Poste permanent, avantages exceptionnels! Y compris le budget de développement personnel

Salaire basé sur l’expérience, Plateau Mont-Royal

Doit être à l’aise de travailler à partir du bureau / possibilité wfh / en fonction des besoins de la direction.

Notre client est l’un des mots clés de la société de médias en ligne et s’efforce d’obtenir le meilleur avec chacune de ses actions, respirations et intentions. Leurs médias touchent plus de 500 millions de personnes chaque mois et les incitent à rêver en grand, à les doter des outils dont ils ont besoin pour réaliser leurs rêves. Notre client se distingue vraiment et rêve grand, il recherche des personnes tout aussi habilitantes pour rejoindre son équipe et recherche actuellement un assistant exécutif du PDG ou du directeur de l’exploitation, un rôle crucial dans l’accomplissement de cette mission.

Le candidat idéal est quelqu’un qui peut avoir une vue d’ensemble de l’entreprise et faciliter la collaboration inter-équipes qui nous permet d’atteindre nos objectifs ambitieux tout en soutenant les agendas opérationnels et exécutifs quotidiens de nos cadres supérieurs.

Pour réussir dans ce rôle, vous devez être bien organisé, avoir de grandes compétences en gestion du temps et être capable de prendre des décisions de manière autonome. De solides compétences relationnelles seront nécessaires pour établir des relations significatives avec l’équipe que vous soutiendrez. Notre client est à la recherche de personnes expérimentées qui partagent la même passion et la même volonté de rendre ce monde meilleur, sont intéressées à en savoir plus sur ce qui se passe dans les coulisses et sont ravies de voir comment vous pouvez contribuer, nous voulons vous entendre!

Responsabilités

• Gérer le calendrier de la direction et agir comme agent de liaison pour l’équipe de direction

• Gérer le flux d’informations de manière opportune et précise

• Gérer les calendriers des dirigeants et organiser des réunions

• Organisez votre voyage et votre hébergement

• Gérer les tâches de comptabilité de base.

• Aider à préparer les réunions.

• Formater les informations pour la communication interne et externe – mémos, e-mails, présentations,

• Rédigez des procès-verbaux pendant les réunions

• Filtrage, tri et distribution des e-mails entrants et autres correspondances.

• Utilisation de divers logiciels, y compris du traitement de texte, des feuilles de calcul, des bases de données et des logiciels de présentation.

• Lire et analyser les mémos entrants, les soumissions et les distribuer au besoin.

• Fournir un soutien administratif général.

Compétences et traits clés:

• Une attitude calme et ancrée dans les situations de stress élevé

• Expérience avérée en tant qu’adjoint de direction ou autre expérience pertinente de soutien administratif.

• Compréhension approfondie de l’ensemble de la suite MS Office et de la suite Google

• Compétences en communication verbale et écrite de niveau professionnel.

• Très bonnes compétences organisationnelles et une extrême attention aux détails

• High EQ pour établir des liens et comprendre les besoins des cadres que vous soutenez

Conditions

• Baccalauréat ou expérience de travail équivalente

• Les candidats basés à Montréal ne seront considérés que

Actifs:

• Expérience antérieure dans une entreprise de médias

• Expérience antérieure de travail dans un environnement de démarrage

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