Executive Assistant

Executive Assistant

Montreal Head Office

Permanent Opportunity

Are you proactive, autonomous and have great communications skills? Are you also resourceful in a fast paced environment? If yes, you are the ideal candidate that we have been meticulously searching for!!

Roles/Tasks & Responsibilities:

• Manage and maintain executive schedules, appointments and travel arrangements
• Arrange and coordinate meetings and events, including scheduling meeting rooms and equipment
• Follow-up on deliverables and timelines with teams in various locations
• Monitor, respond to and distribute incoming communications
• Prepare, submit and monitor travel expenses
• Create and maintain org. charts
• Receive and interact with incoming visitors; professionally representing the executive team in interactions
• Prepare and edit correspondence, presentations and other sensitive documents
• Assist with new hires, resignations and tracking of vacation schedules
• Assist with special projects and assignments maintaining a high degree of confidentiality
• Coordinate deadlines and workflow management for repetitive tasks
• Interaction with board members & external stakeholders
• Able to work in a fast-paced environment
• Prepare, verify and consolidate executive presentations
• Liaise with various management and support functions

Qualifications:

• Min 3 years of relevant work experience as Executive Assistant with Finance, Accounting knowledge/background and/or from General council
• Excellent communications skills in French and English (written and spoken)
• Solid knowledge of Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Word and Excel)
• Strong organizational, strategic and management skills
• Experience with reservation travel application (Concur)
• Knowledge of standard office administrative practices and procedure
• Post-secondary education
• Ideally, understanding of Financial reporting calendars and/or corporate secretary responsibilities
• Exercise a high degree of confidentiality
• Attention to detail and accuracy

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Assistant(e) de direction

Siège social de Montréal

Poste permanent

Vous êtes proactif, autonome et avez d’excellentes compétences en communication ? Vous êtes également débrouillard dans un environnement où le rythme est rapide ? Si oui, vous êtes le candidat idéal que nous avons méticuleusement recherché !

Rôles/tâches et responsabilités :

• Gérer et tenir à jour les horaires, les rendez-vous et les préparatifs de voyage des cadres.
• Organiser et coordonner les réunions et les événements, y compris la planification des salles de réunion et de l’équipement.
• Assurer le suivi des produits livrables et des échéances avec les équipes de divers endroits.
• Suivre, répondre et distribuer les communications entrantes
• Préparer, soumettre et contrôler les frais de déplacement
• Créer et maintenir des organigrammes
• Recevoir les visiteurs et interagir avec eux ; représenter professionnellement l’équipe de direction dans ses interactions.
• Préparer et éditer la correspondance, les présentations et autres documents sensibles.
• Aider aux nouvelles embauches, aux démissions et au suivi des calendriers de vacances.
• Aider aux projets et missions spéciaux en maintenant un haut degré de confidentialité.
• Coordonner les délais et la gestion du flux de travail pour les tâches répétitives.
• Interaction avec les membres du conseil d’administration et les parties prenantes externes
• Capacité à travailler dans un environnement où le rythme est soutenu.
• Préparer, vérifier et consolider les présentations exécutives
• Assurer la liaison avec diverses fonctions de gestion et de soutien

Qualifications :

• Min. 8 ans d’expérience professionnelle pertinente en tant qu’assistant(e) de direction avec des connaissances/une expérience en finance et comptabilité et/ou au sein d’un conseil général.
• Excellentes compétences en communication en français et en anglais (écrit et oral)
• Solide connaissance de la suite Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word et Excel)
• Solides compétences en matière d’organisation, de stratégie et de gestion
• Expérience de l’application de réservation de voyages (Concur)
• Connaissance des pratiques et procédures administratives standard de bureau
• Études postsecondaires
• Idéalement, compréhension des calendriers de rapports financiers et/ou des responsabilités de secrétaire général.
• Faire preuve d’un haut degré de confidentialité
• Souci du détail et de la précision

Postulez dès maintenant !

Jessica Kandis

[email protected]

(514) 227-4640 ext: 259

• Job ID / No. du Poste: 25382
• Open Positions / Postes Ouverts: 1