fbpx

Executive Assistant

Montreal Head Office

Permanent Opportunity

Are you proactive, autonomous and have great communications skills? Are you also resourceful in a fast paced environment? If yes, you are the ideal candidate that we have been meticulously searching for!!

Roles/Tasks & Responsibilities:

  • Manage and maintain executive schedules, appointments and travel arrangements
  • Arrange and coordinate meetings and events, including scheduling meeting rooms and equipment
  • Follow-up on deliverables and timelines with teams in various locations
  • Monitor, respond to and distribute incoming communications
  • Prepare, submit and monitor travel expenses
  • Create and maintain org. charts
  • Receive and interact with incoming visitors; professionally representing the executive team in interactions
  • Prepare and edit correspondence, presentations and other sensitive documents
  • Assist with new hires, resignations and tracking of vacation schedules
  • Assist with special projects and assignments maintaining a high degree of confidentiality
  • Coordinate deadlines and workflow management for repetitive tasks
  • Interaction with board members & external stakeholders
  • Able to work in a fast-paced environment
  • Prepare, verify and consolidate executive presentations
  • Liaise with various management and support functions

Qualifications:

  • Min 3 years of relevant work experience as Executive Assistant with Finance, Accounting knowledge/background and/or from General council
  • Excellent communications skills in French and English (written and spoken)
  • Solid knowledge of Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Word and Excel)
  • Strong organizational, strategic and management skills
  • Experience with reservation travel application (Concur)
  • Knowledge of standard office administrative practices and procedure
  • Post-secondary education
  • Ideally, understanding of Financial reporting calendars and/or corporate secretary responsibilities
  • Exercise a high degree of confidentiality
  • Attention to detail and accuracy

Apply Now!

——————————————-

Assistant(e) de direction

Siège social de Montréal

Poste permanent

Vous êtes proactif, autonome et avez d’excellentes compétences en communication ? Vous êtes également débrouillard dans un environnement où le rythme est rapide ? Si oui, vous êtes le candidat idéal que nous avons méticuleusement recherché !

Rôles/tâches et responsabilités :

  • Gérer et tenir à jour les horaires, les rendez-vous et les préparatifs de voyage des cadres.
  • Organiser et coordonner les réunions et les événements, y compris la planification des salles de réunion et de l’équipement.
  • Assurer le suivi des produits livrables et des échéances avec les équipes de divers endroits.
  • Suivre, répondre et distribuer les communications entrantes
  • Préparer, soumettre et contrôler les frais de déplacement
  • Créer et maintenir des organigrammes
  • Recevoir les visiteurs et interagir avec eux ; représenter professionnellement l’équipe de direction dans ses interactions.
  • Préparer et éditer la correspondance, les présentations et autres documents sensibles.
  • Aider aux nouvelles embauches, aux démissions et au suivi des calendriers de vacances.
  • Aider aux projets et missions spéciaux en maintenant un haut degré de confidentialité.
  • Coordonner les délais et la gestion du flux de travail pour les tâches répétitives.
  • Interaction avec les membres du conseil d’administration et les parties prenantes externes
  • Capacité à travailler dans un environnement où le rythme est soutenu.
  • Préparer, vérifier et consolider les présentations exécutives
  • Assurer la liaison avec diverses fonctions de gestion et de soutien

Qualifications :

  • Min. 8 ans d’expérience professionnelle pertinente en tant qu’assistant(e) de direction avec des connaissances/une expérience en finance et comptabilité et/ou au sein d’un conseil général.
  • Excellentes compétences en communication en français et en anglais (écrit et oral)
  • Solide connaissance de la suite Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word et Excel)
  • Solides compétences en matière d’organisation, de stratégie et de gestion
  • Expérience de l’application de réservation de voyages (Concur)
  • Connaissance des pratiques et procédures administratives standard de bureau
  • Études postsecondaires
  • Idéalement, compréhension des calendriers de rapports financiers et/ou des responsabilités de secrétaire général.
  • Faire preuve d’un haut degré de confidentialité
  • Souci du détail et de la précision

Postulez dès maintenant !

Jessica Kandis

[email protected]

(514) 227-4640 ext: 259

Contract Info / Information sur le contrat
  • Job ID / No. du Poste: 25382
  • Open Positions / Postes Ouverts: 1
Job Overview

Sign in

Sign Up

Forgotten Password

Share