Executive Assistant

Role: Executive Assistant

Status: Permanent Hybrid

Location: Montreal, QC

Are you a team player with strong communications skills with an excellent customer service ? Our client is a global enterprise offering exceptional services to their clients. We are currently searching for an Executive Assistant to be part of our clients’ team of experts in the accounting industry.

Responsibilities:

• Document Preparation & Management: Formats and edits letters, memos, reports and presentations from draft stage to client-ready work
• Follows an organized filing/document management process for electronic and paper documents
• Assists partners and their engagement team with client billings by liaising with the financial management group to process Work in Process (WIP) system reports, tracking expenses, drafting and finalizing invoices
• Establishes a systematic method for self and others to track time commitments and the completion of tasks based on clients’ preferences
• Independently manages multiple calendars by scheduling appointments, anticipating needs, changes and rearranging meetings as appropriate
• Coordinates and makes arrangements for on-site and off-site meetings and events including logistics
• Coordinates cost-effective and sometimes complex domestic and international travel arrangements and itineraries for individuals and groups
• Regularly meets with client serving executives to obtain a strong understanding of their needs
• Develops and maintains relationships with internal and external clients to understand the business and client needs
• Managing external events calendar
• Participating in coordination of internal/external events
• Managing the sponsorship and donation requests
• Updating various databases

Qualifications

• Post-secondary education (preferred)
• Bilingual in both English and French
• Proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel and PowerPoint) with proven ability to learn customized software/tools
• Excellent customer service and proven team player with strong written and oral communications skills
• General understanding of financial principles as it relates to the billing of chargeable time

Rôle : Assistant(e) de direction

Statut : Permanent Hybride

Emplacement : Montréal, QC

Vous avez l’esprit d’équipe, de solides compétences en communication et un excellent service à la clientèle ? Notre client est une entreprise d’envergure internationale qui offre des services exceptionnels à ses clients. Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) assistant(e) exécutif(ve) pour faire partie de l’équipe d’experts en comptabilité de notre client.

Responsabilités :

• Préparation et gestion des documents : Formater et éditer des lettres, des mémos, des rapports et des présentations de l’état de projet jusqu’au travail prêt pour le client
• Suivre un processus organisé d’archivage et de gestion des documents électroniques et papier
• Assister les associés et leur équipe de mission dans la facturation des clients en assurant la liaison avec le groupe de gestion financière pour traiter les rapports du système de travail en cours (WIP), suivre les dépenses, rédiger et finaliser les factures
• Mettre en place une méthode systématique pour soi-même et pour les autres afin de suivre les engagements de temps et l’achèvement des tâches en fonction des préférences des clients
• Gérer de manière autonome plusieurs calendriers en fixant des rendez-vous, en anticipant les besoins et les changements et en réorganisant les réunions le cas échéant
• Coordonner et organiser des réunions et des événements sur place et à l’extérieur, y compris la logistique
• Coordonner des arrangements et des itinéraires de voyage nationaux et internationaux rentables et parfois complexes pour des individus et des groupes
• Rencontre régulièrement les cadres au service des clients afin de bien comprendre leurs besoins
• Développe et entretient des relations avec les clients internes et externes afin de comprendre les besoins de l’entreprise et du client
• Gérer le calendrier des événements externes
• Participer à la coordination d’événements internes/externes
• Gérer les demandes de parrainage et de dons
• Mettre à jour diverses bases de données

Qualifications:

• Formation post-secondaire de préférence
• Bilingue anglais-français
• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) et capacité avérée à apprendre des logiciels/outils personnalisés
• Excellent service à la clientèle et esprit d’équipe avéré, avec de solides compétences en matière de communication écrite et orale
• Compréhension générale des principes financiers relatifs à la facturation des heures facturables

Jessica Kandis

[email protected]

(514) 227-4640 ext: 259

• Job ID / No. du Poste: 30359
• Open Positions / Postes Ouverts: 1