Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour rejoindre notre équipe située dans la région de Dorval !

Principales responsabilités du poste :

  • Voir au bon déroulement des activités administratives des bureaux de l’entreprise
  • S’occuper de différentes choses, telles que : des licences-radios, des renouvellements de baux, de la gestion des espaces de stationnements, des casiers postaux, des contrats de location d’équipements de bureau, de l’administration des cartes-visiteurs -zone réglementée, des services de messageries et d’envois de colis, (Fedex, Purolator, etc.) et de l’administration des douanes si applicables
  • Rédiger, réviser, traduire de la correspondance, des présentations, des brochures, tableaux, des rapports et d’autres documents connexes, pour les différents services.
  • Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l’interne avec les autres services et ou partenaires d’affaires de l’entreprise
  • Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers incluant les archives, pour différents secteurs d’activités
  • Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques généraux.
  • Organiser les voyages d’affaires et faire les réservations nécessaires pour ceux concernés.
  • Préparer des paiements (virements, chèques, etc.).
  • Vérifier les feuilles de temps vs le logiciel et préparer un rapport pour le service de la paie.
  • Supporter les activités administratives des ressources humaines.
  • Préparer les documents d’embauche des nouveaux employés.
  • Produire différents documents, listes, rapports à l’aide de Word, Excel ou Powerpoint.
  • Effectuer les achats nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, pièces, matériel électrique et électronique, fournitures de bureau, ameublement, buffet, café et autres consommables, vêtements de travail, articles promotionnels.

Exigences:

  • Diplôme en secrétariat
  • Expérience minimale de 5 ans dans un poste similaire
  • Parfaitement bilingue
  • Bonnes connaissances de l’informatique suite MS-Office
  • Excellentes habiletés de communications, courtoisie et diplomatie
  • Attitude positive

Avantages :

  • Bénéficier d’un forfait REER de 3.5%
  • Parking gratuit
  • Un excellent programme d’assurance

Ne manquez pas de postuler aujourd’hui !

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We are looking for an Executive Assistant to join our team located in the Dorval area!

Main responsibilities of the position:

  • To ensure the smooth running of the administrative activities of the company’s offices
  • Taking care of various matters, such as: radio licences, lease renewals, management of parking spaces, post office lockers, office equipment rental contracts, administration of restricted area visitor passes, courier and parcel services (Fedex, Purolator, etc.) and customs administration, if applicable.
  • Drafting, revising and translating correspondence, presentations, brochures, tables, reports and other related documents for the various departments.
  • Opening and distributing postal and electronic mail and other incoming documents and coordinating the internal flow of information with other departments and/or the company’s business partners.
  • Establishing and maintaining manual and computerised filing systems, including archives, for various business sectors
  • Welcoming visitors and answering general telephone calls.
  • Organising business trips and making the necessary reservations for those concerned.
  • Prepare payments (transfers, cheques, etc.)
  • Check timesheets against the software and prepare a report for the payroll department
  • Supporting the administrative activities of human resources.
  • Preparing recruitment documents for new employees.
  • Produce various documents, lists and reports using Word, Excel or Powerpoint.
  • To make the purchases necessary for the smooth running of the company, including parts, electrical and electronic equipment, office supplies, furniture, buffets, coffee and other consumables, work clothing and promotional items.

Requirements:

  • Secretarial diploma
  • Minimum 5 years’ experience in a similar position
  • Perfectly bilingual
  • Good computer skills MS-Office suite
  • Excellent communication skills, courtesy and diplomacy
  • Positive attitude

Advantages :

  • Benefit from a 3.5% RRSP Contribution
  • Free parking
  • An excellent insurance programme

Don’t Miss out apply today !!!

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#ONDT

Contract Info / Information sur le contrat
  • Job ID / No. du Poste: 34817
  • Open Positions / Postes Ouverts: 1
Job Overview

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