Admnistrative Support

Soutien Administratif

Poste Temporaire, Région de Montréal

Salaire : Ouvert à la Négociation

Responsabilités du Poste :

• Fournir un soutien administratif complet, notamment en organisant des documents, en gérant le courrier entrant et sortant, en rédigeant de la correspondance, et en gérant divers types de communication.
• Répondre avec précision et efficacité aux demandes d’informations générales.
• Gérer les données financières, y compris la facturation de base à l’aide de logiciels spécialisés.
• Superviser les processus de facturation pour les clients et les fournisseurs, ainsi que la gestion des dépenses non alimentaires.
• Maintenir des plannings spécifiques et saisir les heures de travail quotidiennes dans un outil de gestion du temps.
• Tenir un registre des heures de travail hebdomadaires des travailleurs temporaires et transmettre ces informations à l’agence chaque semaine.
• Enregistrer et transmettre des informations essentielles.
• Préparer et suivre les tableaux de bord de gestion du site et tenir à jour un tableau des indicateurs de performance quotidienne de la production.
• Gérer les tâches administratives liées aux documents d’intégration et à la transmission des données.
• Veiller au respect des procédures établies.
• Gérer les appels téléphoniques entrants de manière professionnelle et courtoise, en orientant les demandes vers les membres de l’équipe appropriés.

Compétences et Expérience :

• Expérience avérée dans la prestation de soutien administratif, avec la capacité de travailler de manière autonome.
• Maîtrise de toutes les applications Microsoft Office, y compris Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Solides compétences linguistiques en français et en anglais, pour une communication verbale et écrite efficace.
• Qualités essentielles telles que la diligence, la ponctualité, la discrétion, la confidentialité et la fiabilité.
• Capacité à s’adapter à un environnement de travail dynamique et à adopter une approche axée sur la collaboration en équipe.
• Solides compétences interpersonnelles et un engagement à offrir un service client exceptionnel.

Administrative Support

Temporary Position, Montreal Area

Salary: Open to Negotiate

Job Responsibilities:

• Offering comprehensive administrative support, which includes tasks like organizing documents, handling incoming and outgoing mail, drafting correspondence, and managing various types of communication.
• Addressing general information requests with accuracy and efficiency.
• Managing financial data, including basic invoicing using specialized software.
• Overseeing billing processes for both customers and suppliers, as well as handling non-food expenses.
• Maintaining specific schedules and inputting daily work hours into a time management tool.
• Keeping a record of the weekly work hours for agency workers and sending this information to the agency on a weekly basis.
• Recording and transmitting essential information.
• Preparing and monitoring site management dashboards and maintaining a daily production KPI table.
• Managing administrative tasks related to onboarding documents and data transmission.
• Ensuring compliance with established procedures.
• Handling incoming phone calls in a professional and courteous manner and directing inquiries to the appropriate team members.

Skills and Experience:

• Demonstrated experience in delivering administrative support, with the ability to work independently.
• Proficiency in all Microsoft Office applications, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
• Strong language skills in both French and English, for effective verbal and written communication.
• Essential qualities such as diligence, punctuality, discretion, confidentiality, and reliability.
• Adaptability to a dynamic work environment and a collaborative team-oriented approach.
• Strong interpersonal skills and a dedication to delivering exceptional customer service.

If you are interested and qualify for this position, you can apply directly on our website or send me your CV to [email protected]!

#QPQC

• Job ID / No. du Poste: 33786
• Open Positions / Postes Ouverts: 1