Administrative Clerk – Law Firm – Downtown, MTL

Notre client, un cabinet juridique internatioanle, est a la recherche d’un(e) commis administratif du bureau a Downtown, Montreal.

Responsabilités

• Faire des photocopies, des numérisations et assembler des documents de présentation;
• Préparation de cahiers de procès (photocopie, assemblage, reliure);
• Tenir l’inventaire et procéder aux commandes des fournitures de bureau;
• Distribuer la poste et coordonner les envois par courrier recommandé et les services de messagerie;
• Classer les documents;
• Gérer l’ouverture et la fermeture de dossiers;
• Procéder aux recherches de conflits d’intérêts;
• Entrer les débours;
• Faire de la saisie de données;
• Soutenir au service technologique et audio-visuel du bureau;
• Soutenir à la gestion et coordination des salles de conférence;
• Remplacer et assister à la réception lorsque nécessaire;
• Réaliser toutes autres tâches connexes assignées par le directeur des opérations afin de répondre aux demandes ponctuelles des membres du cabinet.

Aptitudes professionnelles et personnelles

• D’une (1) à trois (3) années et plus d’expérience dans une fonction administrative;
• Maîtrise adéquate des fonctions de la suite Microsoft Office;
• Connaissance du logiciel Maître ou de l’application iManage; (un atout);
• Maîtrise du français, avec une utilisation occasionnelle de l’anglais pour des échanges et correspondances simples;
• Capacité de communication claire, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Sens des responsabilités et de l’organisation;
• Discrétion et respect de la confidentialité;
• Esprit d’équipe et attitude positive.

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Our client, an international law firm, is seeking an Administrative Office Clerk for their downtown, Montreal office.

Responsibilities

• Photocopying, scanning, and assembling presentation documents.
• Preparing trial binders (photocopying, assembling, binding).
• Maintaining inventory and ordering office supplies.
• Distributing mail and coordinating deliveries via registered mail and courier services.
• Filing documents.
• Managing the opening and closing of files.
• Conducting conflict of interest searches.
• Entering disbursements.
• Data entry.
• Providing support for the office’s technological and audiovisual services.
• Assisting with the management and coordination of conference rooms.
• Providing backup and assistance at reception as needed.
• Performing any other tasks assigned by the Operations Manager to address occasional requests from firm members.

Professional and Personal Qualifications

• One (1) to three (3) or more years of experience in an administrative role.
• Proficiency in Microsoft Office Suite functions.
• Knowledge of Maître software or the iManage application (an asset).
• Proficiency in French, with occasional use of English for simple exchanges and correspondence.
• Clear communication skills, both written and verbal.
• Strong sense of responsibility and organization.
• Discretion and respect for confidentiality.
• Team spirit and a positive attitude.

If you qualify and are interested, apply today!

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#QPQC

• Job ID / No. du Poste: 38400
• Open Positions / Postes Ouverts: 1