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Our client is currently seeking an Administrative Assistant to provide support to their technology department. They are looking for someone with good interpersonal skills who is able to work independently, is organized and is comfortable in a fast-paced environment.

Responsibilities

  • Support the Chief Technology Officer in carrying out his daily functions
  • Complete expense reports and petty cash reimbursements
  • Monitor incoming email and correspondence, ensuring proper follow up on urgent requests
  • Coordinate meeting logistics and maintain calendar
  • Account management of telecom plans; Maintain a detailed database of all accounts and reconcile monthly invoices
  • Participate in departmental meetings and maintain minutes; ensuring proper follow up on action items
  • Update and maintain the telephone extension list
  • Track department vacation and sick days
  • Review and annotate the weekly Technology Department invoices
  • Collaborate with team members and assist on various special projects
  • Manage the telecommunications file, overseeing all company accounts and assisting with all telecom related needs and functions
  • Coordinate telecom installations and service modifications with various providers
  • Maintain relationships with telecom providers, negotiating fees, contract terms, and general service-related questions
  • Work closely with accounts payable regarding billing, new accounts, and closing of accounts

Qualifications

  • Proven Administrative Assistant experience
  • Strong organizational and planning skills
  • Ability to work well under pressure in a fast-paced environment
  • Comfortable with change and ambiguity
  • Resourceful and pro-active
  • Excellent time management skills and ability to multi-task
  • Comfortable with learning new software & technologies
  • Knowledge of office management systems and procedures
  • Proficiency in MS Office – Word, Excel & Outlook
  • Excellent written and verbal communication skills
  • Experience managing a telecom billing environment is an asset
  • Bilingual

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Notre client est actuellement à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve) pour apporter son soutien à son département technologique. Il est à la recherche d’une personne ayant de bonnes aptitudes interpersonnelles, capable de travailler de façon autonome, organisée et à l’aise dans un environnement où le rythme est soutenu.

Responsabilités

  • Soutenir le directeur de la technologie dans l’exercice de ses fonctions quotidiennes.
  • Remplir les notes de frais et les remboursements de la petite caisse.
  • Surveiller les courriels et la correspondance entrants, en assurant un suivi approprié des demandes urgentes.
  • Coordonner la logistique des réunions et tenir à jour le calendrier
  • Gestion des comptes des plans de télécommunications ; maintien d’une base de données détaillée de tous les comptes et rapprochement des factures mensuelles.
  • Participer aux réunions du département et en rédiger les procès-verbaux, en veillant à ce que les mesures à prendre fassent l’objet d’un suivi approprié.
  • Mettre à jour et maintenir la liste des postes téléphoniques
  • Assurer le suivi des vacances et des congés de maladie du département
  • Examiner et annoter les factures hebdomadaires du département de technologie.
  • Collaborer avec les membres de l’équipe et participer à divers projets spéciaux.
  • Gérer le dossier des télécommunications, superviser tous les comptes de l’entreprise et répondre à tous les besoins et fonctions liés aux télécommunications.
  • Coordonner les installations de télécommunications et les modifications de service avec les différents fournisseurs.
  • Entretenir des relations avec les fournisseurs de télécommunications, négocier les frais, les conditions contractuelles et les questions générales liées aux services.
  • Travailler en étroite collaboration avec les comptes fournisseurs en ce qui concerne la facturation, les nouveaux comptes et la fermeture des comptes.

Qualifications

  • Expérience confirmée en tant qu’assistant administratif
  • Solides compétences en matière d’organisation et de planification
  • Capacité à travailler sous pression dans un environnement où les activités se déroulent rapidement.
  • Être à l’aise avec le changement et l’ambiguïté
  • Débrouillardise et proactivité
  • Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
  • Capacité d’apprendre de nouveaux logiciels et de nouvelles technologies
  • Connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau
  • Maîtrise de MS Office – Word, Excel et Outlook
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale
  • L’expérience de la gestion d’un environnement de facturation des télécommunications est un atout.
  • Bilingue

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Jessica Kandis

[email protected]

(514) 227-4640 ext: 259

Contract Info / Information sur le contrat
  • Job ID / No. du Poste: 24066
  • Open Positions / Postes Ouverts: 1
Job Overview

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