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Job Description

If you’re an experienced professional in the administrative field, this is the job for you! We are currently searching for Senior Administrative Assistant to join a corporate team within a Montreal-based company with over 120 offices worldwide. They are one of the largest in their industry and continue to stay above their competitors.

Your tasks as a Senior Administrative assistant:

  • Document Preparation & Management: Formats and edits letters, memos, reports and presentations from draft stage to client-ready work. Uses independent judgment to compose general, non-technical business documents. Is privy to, and must protect, confidential materials. Follows an organized filing/document management process for electronic and paper documents.
  • Financial Management Support: Has in-depth knowledge of, and performs tasks supporting the client engagement management process including, understanding of independence regulations, using appropriate tools to open client and engagement codes and ensures compliance of time and expense tracking/reporting.
  • Billings: Assists partners and their engagement team with client billings by liaising with the financial management group to process Work in Process (WIP) system reports, tracking expenses, drafting and finalizing invoices, time transfers and relieving WIP
  • Time and Calendar Management: Establishes a systematic method for self and others to track time commitments and the completion of tasks based on clients’ preferences. Independently manages multiple calendars by scheduling appointments, anticipating needs, changes and rearranging meetings as appropriate.
  • Meeting Coordination: Coordinates and makes arrangements for on-site and off-site meetings and events including logistics (e.g., communication, location, meals, equipment, materials, RSVPs, and travel.).
  • Travel Planning: Coordinates cost-effective and sometimes complex domestic and international travel arrangements and itineraries for individuals and groups.
  • Client Relationship Management: Regularly meets with client serving executives to obtain a strong understanding of their needs. Develops and maintains relationships with internal and external clients to understand the business and client needs.
  • Managing external events calendar
  • Participating in coordination of internal/external events
  • Managing the sponsorship and donation requests
  • Updating various databases

The required qualifications for the Senior Administrative Assistant position:

  • Fluency in both English and French
  • Minimum 3 years related experience in an administrative role/environment preferred
  • Post-secondary education (preferred)
  • Proficient in Word, Excel, PowerPoint, with an aptitude to learn standard firm software and other relevant applicants and technical/office equipment at an intermediate level
  • General understanding of financial principles as it relates to the billing of chargeable time
  • Proven ability to differentiate when to take action independently or to partner as a team
  • Ability to multi-task and meet multiple and/or unexpected deadlines in a demanding environment
  • Demonstrates sound judgment regarding confidential and sensitive matters

Don’t miss this opportunity, apply now!

SI vous êtes un professionnel expérimenté dans le domaine administratif, ce poste est fait pour vous ! Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) principal(e) pour se joindre à une équipe corporative au sein d’une compagnie basée à Montréal avec plus de 120 bureaux dans le monde. Ils sont l’un des plus importants de leur industrie et continuent de se démarquer de leurs concurrents.

Vos tâches en tant qu’assistante administrative principale :

  • Préparation et gestion des documents : Formater et éditer des lettres, des notes de service, des rapports et des présentations, de l’étape de l’ébauche au travail prêt pour le client. Fait preuve d’indépendance de jugement pour composer des documents commerciaux généraux et non techniques. Est au courant des documents confidentiels et doit les protéger. Suit un processus organisé de classement et de gestion des documents pour les documents électroniques et papier
  • Soutien à la gestion financière : Possède une connaissance approfondie du processus de gestion de la mission du client et s’acquitte de tâches à l’appui de ce processus, y compris la compréhension des règles d’indépendance, l’utilisation d’outils appropriés pour ouvrir les codes du client et de la mission et assurer la conformité du suivi et des rapports sur le temps et les dépenses
  • Billings : Aider les associés et leur équipe de mission à facturer les clients en assurant la liaison avec le groupe de gestion financière pour traiter les rapports du système des travaux en cours (TEC), suivre les dépenses, rédiger et finaliser les factures, les transferts de temps et remplacer les TEC
  • Gestion du temps et du calendrier : Établit une méthode systématique pour soi-même et pour les autres afin de suivre les engagements de temps et l’accomplissement des tâches selon les préférences des clients. Gère de façon autonome plusieurs calendriers en planifiant les rendez-vous, en anticipant les besoins, les changements et en réorganisant les réunions au besoin
  • Coordination des réunions : Coordonner et organiser les réunions et les événements sur place et à l’extérieur, y compris la logistique (p. ex. les communications, l’emplacement, les repas, l’équipement, le matériel, le matériel, les RSVP et les déplacements)
  • Planification des déplacements : Coordonner des arrangements et des itinéraires de voyage nationaux et internationaux rentables et parfois complexes pour des individus et des groupes
  • Gestion des relations avec les clients : Rencontre régulièrement les cadres supérieurs au service des clients afin de bien comprendre leurs besoins. Établir et entretenir des relations avec les clients internes et externes afin de comprendre l’entreprise et les besoins des clients
  • Gestion du calendrier des événements externes
  • Participer à la coordination d’événements internes/externes
  • Gérer les demandes de commandites et de dons
  • Mise à jour de diverses bases de données

Les qualifications requises pour le poste d’assistant administratif principal :

  • Maîtrise du français et de l’anglais
  • Minimum de 3 ans d’expérience connexe dans un rôle administratif/environnement préféré
  • Études postsecondaires (de préférence)
  • Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et aptitude à apprendre les logiciels standard de l’entreprise et d’autres candidats pertinents ainsi que le matériel technique et de bureau à un niveau intermédiaire
  • Compréhension générale des principes financiers en ce qui a trait à la facturation du temps facturable
  • Capacité avérée à différencier les cas où il faut agir de façon autonome ou en équipe
  • Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter des échéances multiples et/ou inattendues dans un environnement exigeant
  • Faire preuve d’un jugement éclairé en ce qui concerne les questions confidentielles et délicates

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