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Job Description

Adjoint(e) Exécutif / Coordinateur(ice) de Projets

Situé au Centre-Ville Montréal, QC

Le salaire varie de $50,000 à $60,000 selon l’expérience

Avantages sociaux payés entièrement par l’employeur
REER correspondant

3 semaines de vacances payées
Excellents avantages et prime annuelle!

Notre client est un chef de file de l’industrie évènementielle et hospitalière sur une base internationale. Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutif / coordinateur(ice) de projets unique pour soutenir une VP Marketing/Communication et Commercialisation qui dirige un très grand département de grande importance à Montreal, QC. Cette personne sera débrouillarde, exceptionnellement bien organisée, prête pour divers défis, du travail diversifié, porte beaucoup d’attention aux détails, capable de réfléchir de manière autonome et de prévoir les besoins, une personne proactive, disponible tout en offrant un excellent service dans le rôle d’adjoint(e) exécutif au VP et au département. Nous recherchons une personne ambitieuse, dynamique et axée sur le service qui possède des qualités de leadership, qui peut s’approprier divers projets.

Rejoignez une équipe de toute charme, une opportunité simplement unique pour ceux qui baigne dans le monde des arts et des artistes, une entreprise vraiment unique en son genre et une passerelle vers des opportunités infinies dans une équipe croissante de professionnels!

Relevant de la Vice Présidente Exécutive, Chef des Affaires, vous serez responsable de la supporter dans diverses tâches.

Vous serez reconnu pour:

  • Établir les priorités, distribuer et faire le suivi de la correspondance reçue dans les délais prescrits
  • Mettre à profit ses aptitudes pour la communication et la rédaction de mémos et documents ainsi que pour fournir des renseignements aux partenaires de l’entreprise
  • Corriger et traduire divers documents
  • Traiter les demandes et les renseignements confidentiels avec tact
  • Filtrer les appels et gérer les agendas, notamment en prenant les dispositions nécessaires pour les déplacements, les réunions et les événements, s’il y a lieu
  • Préparer et effectuer les comptes de dépenses
  • Assister à la préparation et au suivi de budgets, contrats, permis et autres documents de nature confidentielle
  • Communiquer quotidiennement avec les divers paliers de direction au sein du groupe et à l’externe, tout en faisant preuve de courtoisie et de diplomatie
  • Coordonner des projets spéciaux
  • Être la personne-ressource pour le cadre que vous supportez
  • Effectuer toutes autres tâches connexes

On veut vous rencontrer si vous avez:

  • Baccalauréat en administration des affaires, en communications, en marketing ou tout autre domaine connexe
  • Trois à cinq (3-5) années d’expérience dans un poste similaire
  • Autonomie, initiative, jugement et sens de l’organisation
  • Aptitudes supérieures pour la communication écrite et verbale dans les deux langues officielles (anglais/français)
  • Excellentes aptitudes de coordination et de gestion de plusieurs dossiers et projets simultanément
  • Axés sur les affaires
  • Grande minutie et rigueur dans l’accomplissement des tâches
  • Très grande discrétion
  • Bonne capacité de travailler en équipe et sens aigu de la collaboration et du service à la clientèle
  • Fait preuve de souplesse et d’adaptation
  • Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer le stress
  • Professionnalisme et tact éprouvés
  • Souci du détail supérieur et travail de qualité impeccable

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Executive Assistant / Project Coordinator

Downtown Montreal, QC

Salary ranges from $50,000 to $60,000 based on experience

Benefits paid entirely by employer

Matching RRSP

3 Weeks Paid Vacation

Excellent Additional Perks & Annual Bonuses!

Our client is a leader in the events and hospitality industry on an international basis. We are looking for a single Executive Assistant / Project Coordinator to support a VP Marketing / Communication and Commercialization who heads a very large department of great importance in Montreal, QC. This person will be resourceful, exceptionally well organized, ready for various challenges, diverse work, pays a lot of attention to detail, able to think independently and foresee needs, a proactive person, available while providing excellent service in the role of executive assistant to the VP and other departments. We are looking for an ambitious, dynamic and service-focused person who possesses leadership qualities, who can take ownership of various projects.

Join a team of all kinds of charm, a simply unique opportunity for those immersed in the world of arts and artists, a truly one-of-a-kind company and a gateway to endless opportunities in a growing team of professionals!

Reporting to the Executive Vice President and Chief Business Officer, you will be responsible for supporting the following tasks.

You will be recognized for:

  • Establish priorities, distribute and follow up on correspondence received within prescribed deadlines
  • Use your communication skills and writing memos and documents as well as providing information to business partners
  • Correct and translate various documents
  • Treat requests and confidential information with tact
  • Screen calls and manage agendas, including making arrangements for travel, meetings and events, if applicable
  • Prepare and carry out expense accounts
  • Assistant in the preparation and monitoring of budgets, contracts, permits and other documents of a confidential nature
  • Communicate daily with the various levels of management within the group and with experience, while demonstrating courtesy and diplomacy
  • Special projects coordinator
  • Be the resource person for the framework you support
  • Perform other related duties

We want to meet you if you have:

  • Bachelor’s degree in business administration, communications, marketing or any other related field
  • Three to five (3-5) years of experience in a similar position
  • Autonomy, initiative, judgment and sense of organization
  • Superior written and verbal communication skills in both official languages ​​(English / French)
  • Business driven
  • Excellent coordination and management skills of several files and projects simultaneously
  • Great thoroughness and rigor in the accomplishment of tasks
  • Very high discretion
  • Good ability to work in a team and strong sense of collaboration and customer service
  • Demonstrates flexibility and adaptation
  • Ability to work under tight deadlines and manage stress
  • Proven professionalism and tact
  • Superior attention to detail and impeccable quality work

#QPQC

Contact Details

Maryna Sharapova

[email protected]

(514) 227-4640 ext: 240