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Job Description

Êtes-vous capable d’assumer un rôle de support administratif ? Avez-vous le souci du détail? Si oui, nous avons l’opportunité idéale pour vous! Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) qui souhaite intégrer une équipe de professionnels au sein de la compagnie de notre client, un fournisseur d’équipement réputé.

Vos tâches:

  • Accueillir et diriger les clients, les fournisseurs vers les bonnes ressources à l’interne
  • Assurer la gestion et le suivi des appels téléphoniques et les correspondances électroniques
  • Coordonner la logistique des réunions et préparer de façon proactive le matériel et les outils nécessaires aux réunions prévues
  • Contrôler la qualité linguistique et stylistique des documents produits ainsi que leur mise en page
  • Prendre les minutes de réunions / comités et assurer le suivi auprès des participants
  • Assurer la rédaction et/ou la révision de la correspondance courante ainsi que des documents de communication dans les deux langues officielles (Courrier, lettres, notes diverses, courriels, rapports, présentations, comptes rendus de réunion etc.)
  • Apporter son soutien dans la préparation, la vérification, l’édition et le regroupement de documents et de matériel de présentation
  • Imprimer la facturation et les états de compte ainsi que faire un suivi des comptes-clients
  • Préparer les bordereaux de dépôts

Qualifications requises:

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou diplôme d’études collégiales (DEC) en sciences de l’administration, en bureautique ou toute autre formation jugée équivalente
  • 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle administratif
  • Excellente maîtrise des principaux utilitaires en bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
  • Capacité démontrée à anticiper les besoins des clients internes et externes, à planifier et à prendre des initiatives
  • Autonomie et sens de l’organisation hautement développés pour prioriser les tâches et exécuter plusieurs mandats à la fois dans un environnement de travail au rythme rapide
  • Faire preuve de professionnalisme et de discrétion
  • Orientation vers le service à la clientèle
  • Capacité d’assurer la circulation de l’information
  • Excellente communication tant à l’oral qu’à l’écrit dans les deux langues officielles
  • Grande autonomie et débrouillardise

Ce que nous vous offrons :

  • Environnement très propre et organisé
  • Régime de retraite REER RPDB
  • Assurance collective après 3 mois
  • Salaire concurrentiel
  • Horaire de travail du lundi au vendredi

Postulez dès aujourd’hui !

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Are you able to take on an administrative support role? Do you have an eye for detail? If so, we have the perfect opportunity for you! We are currently looking for an Administrative Assistant who would like to integrate a team of professionals within our client’s company, a reputable equipment supplier.

Tasks:

  • Welcome and direct customers, suppliers to the right internal resources
  • Manage and monitor telephone calls and electronic correspondence
  • Coordinate meeting logistics and proactively prepare materials and tools for scheduled meetings
  • Check the linguistic and stylistic quality of the documents produced and their layout
  • Take minutes of meetings/committees and follow up with participants
  • Ensure the drafting and/or revision of routine correspondence and communication documents in both official languages (correspondence, letters, miscellaneous notes, e-mails, reports, presentations, meeting minutes, etc.)
  • Assist in the preparation, verification, editing and consolidation of documents and presentation materials
  • Print billing and statements and track customer accounts
  • Prepare deposit slips

Requirements:

  • Diploma of professional studies (DVS) in secretarial or college diploma (DEC) in administrative sciences, office automation or any other training deemed equivalent
  • 3 to 5 years of experience in an administrative role
  • Excellent knowledge of the main office automation utilities (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Demonstrated ability to anticipate internal and external customer needs, plan and take initiatives
  • Highly developed autonomy and organizational skills to prioritize tasks and execute several mandates at a time in a fast-paced work environment
  • Demonstrate professionalism and discretion
  • Customer service orientation
  • Ability to ensure the flow of information
  • Bilingual ( EN/FR ) written & spoken
  • High autonomy and resourcefulness

Advantages:

  • Very clean and organized environment
  • Pension plan RRSP RRSP DPSP
  • Group insurance after 3 months
  • Competitive salary
  • Working hours from Monday to Friday

Don’t miss this opportunity, apply now!

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Contact Details

For more information please contact Pilar Almanza at- 514-227-4640 x231, or email your resume directly to apply at [email protected]