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Role: Project Coordinator

Status: Permanent

Location: Montreal, QC

Responsibilities:

  • Accountable for sourcing information for opening and closing of each project according to requirements of both client and Landlord
  • Accountable for ensuring that documents are provided in a timely fashion at the start of construction and winding down the project and reconciling deposits
  • Accountable for opening projects and professionally collating information for the estimation department to commence the bidding process.
  • Professionally preparing and sending all documents required for the construction site, whilst preparing CCDC contracts and company presentations efficiently
  • Submitting building permit applications and occupancy permit applications in full completion
  • Downloads drawings and other bid documents provided by the client and prepares binder, ftp’s and prints drawings for the estimator, reviewing client requirements.
  • Sources open accessibility to the clients web platform to manage the ongoing project.
  • Requests insurance, cheque deposits ,requests WSIB/CSST/WCB-AB/WCB-BC whenever appropriate and completes Landlord’s documentation
  • Prepares package to send to the Site Supervisor which includes drawings, Business License (if required), Prevention Program,, security posters, emergency envelope, etc.
  • Prepares and sends Notice of projects and CSST avis d’ouverture.
  • Follows-up with sub-trades to obtain all the required documents to close the projects in coordination with the accounting.
  • Works together with the Project Manager in preparing Purchase Orders, Avenants and up-dating the information in Gestionnaire.
  • Submits permit applications for different projects, requesting information from the professionals and the client, coordinating payment in the process
  • Submits permit applications for the ongoing projects for street use or other matters. Submits and follows up on occupancy permits when required
  • Generates Statutory Declaration, Sworn Statement, Affidavit, Warranty, CCQ and CSST letters and all required documentation for end of construction
  • Generates CCDC2 contracts and CCDC9, also prepares CCDC11 and Presentations for Business Development
  • Gains signatures for documents required by the client to be submitted with each invoice
  • Works with the Director of Operations and Vice President preparing documents, specific files, etc. whilst assisting the estimation team
  • Helps the Project Manager and Director of Operations reviewing the client’s contract and sourcing / generating the documents required
  • Filing closed projects and archiving

Qualifications:

  • Ability to manage priorities and highly organized
  • Bilingual English/French is required
  • Excellent communication skills, both written and verbal
  • Proficient with Microsoft Office
  • Ability to work independently and as part of a team with minimal supervision
  • Strong organizational skills combined with attention to detail
  • Proven excellent attendance / punctuality
  • Sense of initiative

Rôle : Coordinateur (ice) de projet

Statut : Permanent

Emplacement : Montréal, QC

Responsabilités :

  • Responsable de la recherche d’informations pour l’ouverture et la fermeture de chaque projet selon les exigences du client et du propriétaire
  • Assurer que les documents sont fournis en temps opportun au début de la construction et à la fin du projet et réconcilier les dépôts
  • Responsable de l’ouverture des projets et de la collecte professionnelle des informations pour le département d’estimation afin de commencer le processus d’appel d’offres
  • Préparer et envoyer de manière professionnelle tous les documents requis pour le chantier de construction, tout en préparant efficacement les contrats CCDC et les présentations de l’entreprise
  • Soumettre les demandes de permis de construire et les demandes de permis d’occupation dans leur intégralité
  • Télécharger les dessins et autres documents d’appel d’offres fournis par le client et préparer des classeurs, des ftp et imprimer des dessins pour l’estimateur, en examinant les exigences du client
  • Fournir un accès ouvert à la plate-forme Web du client pour gérer le projet en cours
  • Demande les assurances, les dépôts de chèques, les demandes de WSIB/CSST/WCB-AB/WCB-BC lorsque cela est approprié et remplit la documentation du propriétaire
  • Préparer le dossier à envoyer au superviseur du site, qui comprend les plans, le permis d’exploitation (si nécessaire), le programme de prévention, les affiches de sécurité, l’enveloppe d’urgence, etc.
  • Préparer et envoyer les avis de projets et les avis d’ouverture de la CSST
  • Faire le suivi auprès des sous-traitants afin d’obtenir tous les documents nécessaires à la fermeture des projets en coordination avec la comptabilité
  • Travaille en collaboration avec le chargé de projet pour la préparation des bons de commande, des Avenants et la mise à jour des informations dans le Gestionnaire
  • Présente les demandes de permis pour les différents projets, en demandant des informations aux professionnels et au client, en coordonnant le paiement dans le processus
  • Soumettre les demandes de permis pour les projets en cours pour l’utilisation de la rue ou d’autres questions. Soumettre et suivre les permis d’occupation lorsque cela est nécessaire
  • Génère les déclarations statutaires, les déclarations sous serment, les affidavits, les garanties, les lettres de la CCQ et de la CSST et tous les documents requis pour la fin de la construction
  • Génère les contrats CCDC2 et CCDC9, prépare également les CCDC11 et les présentations pour le développement des affaires
  • Obtenir les signatures pour les documents requis par le client qui doivent être soumis avec chaque facture
  • Travaille avec le Directeur des opérations et le Vice-président en préparant des documents, des dossiers spécifiques, etc. tout en assistant l’équipe d’estimation
  • Aide le chef de projet et le directeur des opérations à examiner le contrat du client et à trouver/générer les documents nécessaires
  • Classer les projets clos et les archiver

Qualifications :

  • Capacité à gérer les priorités et grande organisation
  • Bilinguisme anglais/français requis
  • Excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral
  • Maîtrise de Microsoft Office
  • Capacité à travailler de façon indépendante et en équipe avec un minimum de supervision
  • Grand sens de l’organisation et souci du détail
  • Excellente assiduité et ponctualité
  • Sens de l’initiative

Contract Info / Information sur le contrat
  • Job ID / No. du Poste: 29542
  • Open Positions / Postes Ouverts: 1
Aperçu du travail

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