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Office Manager

New Permanent Position

Montreal, Qc

As the Office Manager, your main job is to ensure internal and external client service.

You will oversee the communications and relaying information, manage Day to Day administrative tasks, organization of the work environment and striving for its continuous improvement and other tasks.

Key Responsibilities:

  • Maintain office services by designing filing systems; organize office operations and procedure and monitors clerical functions
  • Creation and upkeep of a filing system for office documents, contracts, and other legal documents
  • Monitor office supplies inventory and refresh as needed, continuously audit suppliers to get the best prices in the market
  • Receive visitors and provides ‘hospitality’; answers telephone/voicemail; provides information as required
  • Prepare for company meetings by setting up the meeting rooms (projectors, drinks, snacks, etc.) to represent the company image and offer the
  • Assist the planning and implementation in coordination with HR Department for dinners, parties, and special celebrations
  • Make Payments, compile reports and manage the day-to-day credit cards usage of the office
  • Assist with Onboarding when required and maintain and manage the company fleet.
  • Coordinate with the property manager regarding office cleanliness and upkeep. Follows up on office maintenance issues

Qualifications:

  • Education: minimum College Diploma in the field of Administration or secretarial studies
  • Four years of experience in an administrative capacity
  • Advanced IT Tools user (computers, software, printers …etc.)
  • Advanced user of Microsoft Office
  • Able to read and write in English and French
  • Able to work flexible hours to accommodate operating needs
  • Organized and detail oriented
  • Self-learner and willing to learn and implement new ideas

Fuze HR Solutions is committed to building a diverse, accessible, and equitable workforce. Our approach is twofold. Both internal, where we focus on creating a diverse and inclusive environment for our employees, and external, where we source and recruit from the most diverse candidate pools. Our teams are educated on current best practices at attracting, retaining, and working with the most talented and diverse candidates.

As an equal opportunity employer, we are committed to accommodating every candidate and encourage those who identify as a member of a visible minority group, or a person with a disability and requiring specific accommodations, to apply.

For all questions, comments and feedback on our diversity and inclusion programs and policies or to request information relating to accommodation measures, please contact your local Fuze HR Solutions branch.

We look forward to working with you

Chef de bureau

Nouveau poste permanent

Montréal, Qc

En tant que gestionnaire de bureau, votre principale tâche consiste à assurer le service à la clientèle interne et externe.

Vous superviserez les communications et la transmission de l’information, gérerez les tâches administratives quotidiennes, l’organisation de l’environnement de travail et l’amélioration continue de celui-ci, ainsi que d’autres tâches.

Responsabilités clés :

  • Maintenir les services de bureau en concevant des systèmes de classement ; organiser les opérations et la procédure de bureau et surveiller les fonctions de bureau.
  • Création et tenue à jour d’un système de classement des documents de bureau, des contrats et autres documents juridiques.
  • Surveiller l’inventaire des fournitures de bureau et le renouveler si nécessaire, vérifier continuellement les fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix du marché.
  • Recevoir les visiteurs et leur offrir l’hospitalité, répondre au téléphone et à la messagerie vocale, fournir des informations si nécessaire.
  • Préparer les réunions de l’entreprise en aménageant les salles de réunion (projecteurs, boissons, collations, etc.) afin de représenter l’image de l’entreprise et d’offrir l’hospitalité aux visiteurs.
  • Aider à la planification et à la mise en œuvre, en coordination avec le département RH, des dîners, des fêtes et des célébrations spéciales.
  • Effectuer les paiements, compiler les rapports et gérer l’utilisation quotidienne des cartes de crédit du bureau.
  • Aider à l’embarquement lorsque cela est nécessaire et entretenir et gérer le parc automobile de l’entreprise.
  • Coordonner avec le gestionnaire immobilier la propreté et l’entretien des bureaux. Assurer le suivi des problèmes d’entretien du bureau

Qualifications :

  • Éducation : diplôme d’études collégiales minimum dans le domaine de l’administration ou du secrétariat.
  • Quatre ans d’expérience dans une fonction administrative
  • Utilisateur avancé des outils informatiques (ordinateurs, logiciels, imprimantes…etc.)
  • Utilisateur avancé de Microsoft Office
  • Capacité à lire et à écrire en anglais et en français.
  • Capacité à travailler selon des horaires flexibles pour répondre aux besoins opérationnels.
  • Organisé et soucieux du détail
  • Autodidacte, prêt à apprendre et à mettre en œuvre de nouvelles idées.

Amanda Rezian

[email protected]

514-227-4640 ext. 272

Solutions Fuze RH est engagée à développer une main-d’œuvre diversifiée, accessible et équitable. Notre approche comporte de deux volets. Au niveau interne, nous nous concentrons sur la création d’un environnement diversifié et inclusif pour nos employés, et au niveau externe, nous recrutons dans les répertoires de candidats les plus diversifiés. Nos équipes sont formées sur les meilleurs pratiques actuelles pour attirer, retenir et travailler avec les candidats talentueux et diversifiés.

En tant qu’employeur avant-gardiste et inclusif, nous nous engageons à répondre aux besoins de chaque candidat et encourageons les personnes qui s’identifient comme membres d’une minorité visible ou comme des personnes à mobilité réduite à postuler.

Pour toute autre question, commentaire ou suggestion concernant nos programmes et politiques de diversité et d’inclusion ou pour demander des informations relatives aux mesures d’adaptation, veuillez contacter votre succursale locale de Solutions Fuze RH.

Nous sommes ravis de travailler avec vous.

Contract Info / Information sur le contrat
  • Job ID / No. du Poste: 23800
  • Open Positions / Postes Ouverts: 1
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