Office Clerk

We are looking for an office clerk to join our team located in Quebec City!

Role: Office Clerk

Location: Quebec City, QC

1 year contract

Responsibilities:

• Processes mail using pre-determined guidelines to find the most cost effective method of sending/routing documents and applies appropriate postage
• Prints and assembles various documents such as proposals, financial statements, etc.
• Receives, logs and sorts mail and packages appropriately, paying particular attention to time sensitive mail and documents
• Monitor stationery levels and place orders with the stationery coordinator to maintain supply inventories
• Assist in the preparation, envelope stuffing and postage of envelopes for mass distribution mailings (internal/external)
• Process local and overnight/express deliveries and couriers by preparing shipping labels and tracking documents
• Assist with other Central Services duties as workflow and staffing requirements dictate
• Responds to employee inquiries regarding assignment rates and duration, provides information on special assignment packages and promotions.
• Perform other duties as needed (i.e., assist with meeting set-up and tear-down, including catering, photocopying and scanning, binding, internal moves, etc.)
• Provide front desk coverage on a daily basis during breaks and in the absence of the receptionist

Qualifications:

• High school diploma
• 1+ years previous experience
• Bilingual in English and French
• Excellent customer service skills
• Attention to detail
• Energy to thrive in a fast-paced environment
• Ability to lift 20 pounds and physically participate in internal moves, distribution of supplies and equipment transfers

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Rôle : Employé(e) de bureau

Emplacement : Québec (QC)

Responsabilités :

• Traiter le courrier en utilisant des directives préétablies pour trouver la méthode la plus rentable d’envoyer/acheminer les documents
• Imprime et assemble divers documents tels que des propositions, des états financiers, etc.
• Recevoir, enregistrer et trier le courrier et les colis de manière appropriée, en accordant une attention particulière au courrier et aux documents urgents
• Surveiller les niveaux de papeterie et passer des commandes avec le coordinateur de la papeterie pour maintenir les stocks de fournitures
• Participer à la préparation, à la mise sous pli et à l’affranchissement des enveloppes pour les envois de masse (internes/externes)
• Traiter les livraisons locales, les livraisons de nuit/express et les courriers en préparant les étiquettes d’expédition et les documents de suivi
• Participer à d’autres tâches des Services centraux selon les besoins du flux de travail et du personnel
• Répondre aux demandes de renseignements des employés concernant les taux et la durée des affectations, fournir des informations sur les affectations spéciales et les promotions
• Effectuer, au besoin, d’autres tâches (p. ex. aider à la mise en place et au démontage des réunions, y compris la restauration, les photocopies et la numérisation, la reliure, les déménagements internes, etc.)
• Assurer la couverture de la réception sur une base quotidienne pendant les pauses et en l’absence de la réceptionniste

Qualifications :

• Diplôme d’études secondaires
• 1+ année d’expérience antérieure
• Bilingue en anglais et en français
• Excellentes compétences en matière de service à la clientèle
• Souci du détail
• Énergie pour s’épanouir dans un environnement au rythme rapide
• Capacité à soulever 20 livres et à participer physiquement aux déménagements internes, à la distribution de fournitures et aux transferts d’équipement

You can apply directly on our website or send me your CV to [email protected] if you qualify!

#QPQC

• Job ID / No. du Poste: 30167
• Open Positions / Postes Ouverts: 1