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Executive Assistant

Status: Permanent Hybrid

Location: H3A 0B3

Are you a team player with strong communications skills with an excellent customer service ? Our client is a global enterprise offering exceptional services to their clients. We are currently searching for an Executive Assistant to be part of our clients’ team of experts in the accounting industry.

Responsibilities:

  • Document Preparation & Management: Formats and edits letters, memos, reports and presentations from draft stage to client-ready work.
  • Follows an organized filing/document management process for electronic and paper documents.
  • Assists partners and their engagement team with client billings by liaising with the financial management group to process Work in Process (WIP) system reports, tracking expenses, drafting and finalizing invoices.
  • Establishes a systematic method for self and others to track time commitments and the completion of tasks based on clients’ preferences
  • Independently manages multiple calendars by scheduling appointments, anticipating needs, changes and rearranging meetings as appropriate.
  • Coordinates and makes arrangements for on-site and off-site meetings and events including logistics.
  • Coordinates cost-effective and sometimes complex domestic and international travel arrangements and itineraries for individuals and groups.
  • Regularly meets with client serving executives to obtain a strong understanding of their needs.
  • Develops and maintains relationships with internal and external clients to understand the business and client needs.
  • Managing external events calendar.
  • Participating in coordination of internal/external events.
  • Managing the sponsorship and donation requests.
  • Updating various databases.

Qualifications

  • Post-secondary education (preferred)
  • Fluency in both English and French
  • Proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel and PowerPoint) with proven ability to learn customized software/tools
  • Excellent customer service and proven team player with strong written and oral communications skills
  • General understanding of financial principles as it relates to the billing of chargeable time

Assistant(e) de direction

Statut : Permanent Hybride

Emplacement : H3A 0B3

Avez-vous l’esprit d’équipe, de fortes aptitudes à la communication et un excellent service à la clientèle ? Notre client est une entreprise mondiale qui offre des services exceptionnels à ses clients. Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) assistant(e) de direction pour faire partie de l’équipe d’experts de nos clients dans le domaine de la comptabilité.

Responsabilités :

  • Préparation et gestion de documents : Formate et édite des lettres, des notes de service, des rapports et des présentations, de l’ébauche au travail prêt pour le client.
  • Suivre un processus organisé de classement et de gestion des documents électroniques et papier.
  • Aider les associés et leur équipe de mission à facturer les clients en assurant la liaison avec le groupe de gestion financière pour traiter les rapports du système des travaux en cours (WIP), suivre les dépenses, rédiger et finaliser les factures.
  • Établir une méthode systématique pour soi et pour les autres afin de suivre les engagements de temps et l’achèvement des tâches en fonction des préférences des clients.
  • Gère de manière autonome plusieurs calendriers en fixant des rendez-vous, en anticipant les besoins, les changements et en réorganisant les réunions selon les besoins.
  • Coordonner et prendre des dispositions pour des réunions et des événements sur place et hors site, y compris la logistique.
  • Coordonne des arrangements et des itinéraires de voyage nationaux et internationaux rentables et parfois complexes pour des individus et des groupes.
  • Rencontrer régulièrement les cadres au service des clients afin d’obtenir une bonne compréhension de leurs besoins.
  • Développe et entretient des relations avec les clients internes et externes afin de comprendre les besoins de l’entreprise et des clients.
  • Gérer le calendrier des événements externes.
  • Participer à la coordination des événements internes/externes.
  • Gérer les demandes de sponsoring et de dons.
  • Mise à jour de diverses bases de données.

Qualifications:

  • Études postsecondaires (de préférence)
  • Maîtrise de l’anglais et du français
  • Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) et capacité avérée d’apprendre des logiciels/outils personnalisés.
  • Excellent service à la clientèle et esprit d’équipe éprouvé avec de solides compétences en communication écrite et orale.
  • Compréhension générale des principes financiers liés à la facturation du temps facturable.

#QPQC

Contract Info / Information sur le contrat
  • Job ID / No. du Poste: 26789
  • Open Positions / Postes Ouverts: 1
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