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Coordonnateur administratifVieux Port, MontrealPermanent

Poste à temps plein ou partiel disponibles

16$/hr

Responsabilités:

·Accueille les invités de sa direction.

·Applique les normes de service à la clientèle établie

·S’assure d’une bonne compréhension des besoins de ses clients, tant internes qu’externes.

·Répond avec courtoisie et diligence aux demandes internes et externes, par courriel et par téléphone, et ce, de manière la plus autonome possible. Le cas échéant, achemine toute autre communication entrante aux personnes concernées.

·Discerne toute communication sensible et les achemine aux personnes concernées.

Une coordination efficace des activités de la direction

Reçoit, traite et assure le suivi des demandes des produits pour répondre aux besoins internes et externes et en fonction des normes en vigueur.

Assure le suivi des documents soumis pour approbation et/ou signature selon les normes établies. Exemples : contrat, lettre d’entente, facture.

Reçoit, répond et assure le suivi et la compilation des plaintes et/ou commentaires reçues des clients selon les normes établies.

Procède à des recherches de prix, à l’entrée de commandes, au suivi et à la réception des biens et services.

Coordonne les activités de facturation de sa direction et assure le suivi de la réception des sommes dues auprès de la direction finances. Au besoin, procède aux relances auprès des clients.

Organise des rencontres pour sa direction et prépare l’ordre du jour, la réservation des locaux et le matériel nécessaire.

Assiste, au besoin, aux réunions de l’équipe, rédige les comptes rendus et en assure la distribution.

Diffuse des renseignements au sein Exemples : nouvelle intranet, changement dans une procédure.

Met à jour nos renseignements et s’assure du suivi de nos engagements auprès de divers organismes. Exemples : associations sectorielles, organismes gouvernementaux.

Gère l’inventaire de fournitures diverses pour la direction et effectue les commandes en fonction des besoins.

Effectue le tri et le suivi du courrier de sa direction.

Établit les itinéraires des voyages d’affaires et effectue les réservations nécessaires.

Coordonne les besoins pour des activités promotionnelles de la direction (salons, congrès, etc.).

·Assure la mise à jour des statistiques de sa direction.

·Rédige les documents requis en français et en anglais pour les besoins des membres de l’équipe.

·Effectue, au besoin, la relecture et la mise en page des divers documents de sa direction afin d’en contrôler la qualité.

·Révise, au besoin, les outils d’information mis à la disposition de la clientèle interne

·Recherche et compile des données internes et externes. Exemples : statistiques d’appels, démarchage, calendriers scolaires, listes d’adresses.

·Prépare des communications officielles avec des partenaires.

·Complète des formulaires internes et externes et s’assure de l’exactitude des renseignements.

·Classe et archive les documents de la direction et tient à jour le système de classement.

·Assure la confidentialité des informations auxquelles elle a accès.

EXPÉRIENCES & CONNAISSANCES RECHERCHÉES :

Diplôme d’études secondaires

Connaissance de Word, Excel et Power Point dans l’environnement Windows Office

Français écrit impeccable (vérifié par un test)

Connaissance du milieu de la sécurité et mobilité

Bilingue (anglais de niveau 2)

1 année d’expérience en travail administratif

2 années d’expérience en service à la clientèle

APTITUDES RECHERCHÉES :

Orientation client

Autonomie

Sens de l’organisation et du suivi

Habileté de rédaction

Tact et diplomatie

Jugement

Flexibilité

Habileté interpersonnelle

Discrétion

Sens de la collaboration du travail d’équipe

Tolérance au stress

Appliquez aujourd’hui ou envoyez votre CV à Amanda au [email protected]

Contract Info / Information sur le contrat
  • Job ID / No. du Poste: 26178
  • Open Positions / Postes Ouverts: 1
Aperçu du travail

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