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Administrative Coordinator

Permanent opportunity!

Benefits plan

Full time 5 days (37.5 hours) or Part time 3 days (25 hours)

Schedule : Monday to Friday, 7:30am – 4:30pm or 8am-5pm or 9am-6pm

Office Located in the Old Port of Montreal

Responsibilities:

– Greets guests of his/her management;

– Applies the customer service standards established by the company

– Ensures a good understanding of the needs of its customers, both internal and external;

– Responds courteously and diligently to internal and external inquiries, by email and telephone, as independently as possible. When appropriate, forwards all other incoming communications to the appropriate individuals;

– Discerns all sensitive communications and forwards them to the appropriate people;

– Participates in reception tables at special events;

-Effective administrative coordination of branch activities;

– Receives, processes and tracks requests for company product passes to meet internal and external needs and standards;

-All other administrative tasks.

Requirements:

– High school diploma or other diploma

– Knowledge of Word, Excel and Power Point in the Windows Office environment

– Flawless written French and English (verified by a test)

– Bilingual (English level 2)

– At least 1-2 year experience in administrative work or customer service

– Customer oriented

– Autonomous

– Sense of organization and follow-up

Apply Now!

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Coordinateur Administratif

Poste Permanent

Temps plein, lundi au vendredi 7h30-16h30 (pourrait etre flexible) ou temps partiel 3 jours par semaine

Bureau situé au Vieux-Port de Montréal.

Responsabilités:

• Accueil de la clientèle;

• Applique les normes de service à la clientèle établie par la compagnie

• S’assure d’une bonne compréhension des besoins de ses clients, tant internes qu’externes ;

• Répond avec courtoisie et diligence aux demandes internes et externes, par courriel et par téléphone, et ce, de manière la plus autonome possible.

• Participe aux tables d’accueil lors des événements spéciaux;

• Facturation;

• Reçoit, traite et assure le suivi des demandes de laisser-passer des produits de la compagnie pour répondre aux besoins internes et externes et en fonction des normes en vigueur.

• Assure le suivi des documents soumis pour approbation et/ou signature selon les normes établies. Exemples : contrat, lettre d’entente, facture ;

• Organise des rencontres pour sa direction et prépare l’ordre du jour, la réservation des locaux et le matériel nécessaire ;

• Effectue le tri et le suivi du courrier de sa direction ;

• Effectue et coordonne les envois massifs de sa direction ;

• Établit les itinéraires des voyages d’affaires et effectue les réservations nécessaires ;

• Coordonne les besoins pour des activités promotionnelles de la direction (salons, congrès, etc.) ;

• Toutes autres tâches administratives.

EXPÉRIENCES & CONNAISSANCES RECHERCHÉES :

• Diplôme d’études secondaires

• Connaissance de Word, Excel et Power Point dans l’environnement Windows Office

• Français et anglais écrit impeccable (vérifié par un test)

• Bilingue (anglais de niveau 2)

• 1-2 année d’expérience en travail administratif et en service à la clientèle

• Orientation client

• Autonomie

• Sens de l’organisation et du suivi

• Habileté de rédaction

Appliquez dès aujourd’hui ou envoyez votre CV à Amanda au [email protected]

#QPQC

Contract Info / Information sur le contrat
  • Job ID / No. du Poste: 26013
  • Open Positions / Postes Ouverts: 1
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