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Administrative Coordinator, Programming

Permanent, Montreal

16.00/hr + Great Benefits

Contributes to the projects of the VPM Programming Department by performing coordination and administrative support activities.

Specific Responsibilities:

Coordinates and ensures effective liaison between internal clients, promoters and partners of the Old Port of Montreal.

– Receives and screens calls according to promoters’ needs;

– Collects information for the review of the file;

– Provides promoters with general information regarding the events in the program, the policies, standards and procedures relating to them;

– Follows up on client files and updates them;

– Completes contractual agreements according to existing templates;

– Coordinates the approval process and the follow-up of signatures;

– Ensures that all administrative contractual clauses are respected (receipt of insurance, permits, plans, etc.);

– Records comments and complaints in accordance with customer service procedures;

– Provides administrative support to the VPM program management (mail sorting, meeting minutes, proofreading of various documents, filing, etc.);

– Update revenue statistics and budgetary follow-ups;

– Manages the invoicing process (issuing/receiving and follow-up of accounts receivable);

– Revises, forwards and follows up on documents with the various departments of the Company and other external stakeholders (internal mail, faxes, procedures, policies, programming, notices and other documents);

– Replaces at the head office reception desk

– Provides administrative support to the manager, shooting (contract and billing follow-up, etc.).

REQUIRED SKILLS:

– High school diploma

– Excellent French

– Bilingualism: English (intermediate, level 2)

– Knowledge of MS Office Suite (intermediate)

– 2 years experience in secretarial work, including coordination and follow-up of files

– 1 year experience in customer service

– Experience in event coordination (an asset)

– Excellent customer service

– Organizational skills and rigorous follow-up

– Judgment

– Collaborative spirit

– Versatility

– Resourcefulness and autonomy

Apply now!

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Coordonnateur administratif, programmation

Contribuer aux projets du service de la programmation VPM par l’accomplissement d’activités de coordination et de soutien administratif.

Responsabilités spécifiques :

• Reçoit et trie les appels selon les besoins des promoteurs;

• Effectue la collecte d’informations en vue de l’étude du dossier;

• Fournit aux promoteurs de l’information générale concernant les événements de la programmation, les politiques, normes et procédures s’y référant;

• Assure un suivi des dossiers clients et en effectue la mise à jour;

• Complète les ententes contractuelles selon les gabarits existants;

• Coordonne le processus d’approbation et le suivi des signatures;

• S’assure de faire respecter toutes les clauses contractuelles de nature administrative (réception des assurances, permis, plans, etc);

• Consigne les commentaires et les plaintes en appliquant les procédures de service à la clientèle en vigueur;

• Apporte un soutien administratif à la direction de la programmation VPM (tri courrier, comptes rendus de réunions, relecture des divers documents, classement, etc.);

• Effectue la mise à jour des statistiques de revenus et les suivis budgétaires;

• Gère le processus de facturation (émission/réception et suivi des comptes à recevoir);

• Révise, achemine et assure le suivi des documents avec les différents services de la Société et autres intervenants externes (courrier interne, fax, procédures, politiques, programmation, avis et autres documents);

• Remplace à la réception du siège sociale

• Apporte un soutien administratif au responsable, tournage (contrat et suivi de facturation, etc.)

COMPÉTENCES REQUISES:

• Diplôme d’études secondaires

• Français impeccable

• Bilinguisme : anglais (intermédiaire, niveau 2)

• Connaissance de la Suite MS Office (intermédiaire)

• 2 ans d’expérience en secrétariat, incluant la coordination et suivi de dossiers

• 1 an d’expérience en service à la clientèle

• Expérience en coordination d’événements (un atout)

• Service à la clientèle irréprochable

• Sens de l’organisation et suivi avec rigueur

• Jugement

• Esprit collaboratif

• Polyvalence

• Débrouillardise et autonomie

Appliquez dès maintenant!

Contract Info / Information sur le contrat
  • Job ID / No. du Poste: 26016
  • Open Positions / Postes Ouverts: 1
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