Administrative Assistant / Receptionist (FO)

Role: Administrative Assistant / Receptionist

Status: Permanent

Location: Montreal, QC

Salary: $20 – $25 / Hour

Responsibilities:

• Greet visitors and inform of traffic rules (OHS and COVID);
• Receive and redirect calls, messages and mail to members of the organization;
• Reserve rooms for meetings and verify their compliance (supplies, equipment);
• Verify, adjust and postpone the entry of hours worked by production employees for payroll and projects (Altas/Optimum daily report);
• Validate training hours
• In collaboration with the Administrative Coordinator, produce and send invoices to clients; Import on different platforms
• Provide office support to the engineering and sales teams (correction, update and layout of documents on different software);
• Produce delivery documents for the customer
• Scan and file different documents;
• Print different posters and labels for the workshop
• Update the display on the bulletin boards;
• Assign chips, magnetic cards when hiring new employees;
• Follow up on employee purchases (glasses, boots, uniforms)
• Purchase and manage stationery;
• Perform all other related tasks.

Qualifications:

• Good level of comfort with the Office Suite.
• Customer service oriented

Rôle : Assistant(e) administratif(ve) / Réceptionniste

Statut : Permanent

Emplacement : Montréal, QC

Salaire : 20 $ – 25 $ / Heure

Responsabilités :

• Accueillir les visiteurs et les informer des règles de circulation (SST et COVID) ;
• Recevoir et rediriger les appels, les messages et le courrier aux membres de l’organisation ;
• Réserver les salles pour les réunions et vérifier leur conformité (fournitures, équipements) ;
• Vérifier, ajuster et reporter la saisie des heures travaillées par les employés de production pour la paie et les projets (rapport quotidien Altas/Optimum) ;
• Valider les heures de formation
• En collaboration avec la coordonnatrice administrative, produire et envoyer les factures aux clients ; Importer sur différentes plateformes.
• Assurer un support bureautique aux équipes d’ingénierie et de vente (correction, mise à jour et mise en page des documents sur différents logiciels) ;
• Produire les documents de livraison pour le client
• Scanner et classer différents documents ;
• Imprimer différentes affiches et étiquettes pour l’atelier
• Mettre à jour l’affichage sur les tableaux d’affichage ;
• Attribuer des puces, des cartes magnétiques lors de l’embauche de nouveaux employés ;
• Faire le suivi des achats des employés (lunettes, bottes, uniformes).
• Acheter et gérer la papeterie ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Qualifications :

• Bon niveau d’aisance avec la suite bureautique.
• Orienté(e) vers le service à la clientèle

• Job ID / No. du Poste: 25848
• Open Positions / Postes Ouverts: 1