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Role: Administrative Assistant / Receptionist

Status: Permanent

Location: Montreal, QC

Salary: $20 – $25 / Hour

Responsibilities:

  • Greet visitors and inform of traffic rules (OHS and COVID);
  • Receive and redirect calls, messages and mail to members of the organization;
  • Reserve rooms for meetings and verify their compliance (supplies, equipment);
  • Verify, adjust and postpone the entry of hours worked by production employees for payroll and projects (Altas/Optimum daily report);
  • Validate training hours
  • In collaboration with the Administrative Coordinator, produce and send invoices to clients; Import on different platforms
  • Provide office support to the engineering and sales teams (correction, update and layout of documents on different software);
  • Produce delivery documents for the customer
  • Scan and file different documents;
  • Print different posters and labels for the workshop
  • Update the display on the bulletin boards;
  • Assign chips, magnetic cards when hiring new employees;
  • Follow up on employee purchases (glasses, boots, uniforms)
  • Purchase and manage stationery;
  • Perform all other related tasks.

Qualifications:

  • Good level of comfort with the Office Suite.
  • Customer service oriented

Rôle : Assistant(e) administratif(ve) / Réceptionniste

Statut : Permanent

Emplacement : Montréal, QC

Salaire : 20 $ – 25 $ / Heure

Responsabilités :

  • Accueillir les visiteurs et les informer des règles de circulation (SST et COVID) ;
  • Recevoir et rediriger les appels, les messages et le courrier aux membres de l’organisation ;
  • Réserver les salles pour les réunions et vérifier leur conformité (fournitures, équipements) ;
  • Vérifier, ajuster et reporter la saisie des heures travaillées par les employés de production pour la paie et les projets (rapport quotidien Altas/Optimum) ;
  • Valider les heures de formation
  • En collaboration avec la coordonnatrice administrative, produire et envoyer les factures aux clients ; Importer sur différentes plateformes.
  • Assurer un support bureautique aux équipes d’ingénierie et de vente (correction, mise à jour et mise en page des documents sur différents logiciels) ;
  • Produire les documents de livraison pour le client
  • Scanner et classer différents documents ;
  • Imprimer différentes affiches et étiquettes pour l’atelier
  • Mettre à jour l’affichage sur les tableaux d’affichage ;
  • Attribuer des puces, des cartes magnétiques lors de l’embauche de nouveaux employés ;
  • Faire le suivi des achats des employés (lunettes, bottes, uniformes).
  • Acheter et gérer la papeterie ;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

Qualifications :

  • Bon niveau d’aisance avec la suite bureautique.
  • Orienté(e) vers le service à la clientèle
Contract Info / Information sur le contrat
  • Job ID / No. du Poste: 25848
  • Open Positions / Postes Ouverts: 1
Aperçu du travail

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