Adjoint(e) Exécutif(ve) / Exective Assistant

Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutif à Candiac!

Ce que nous avons à vous offrir en tant qu’adjoint(e) exécutif :

Forfait d’assurance complet

Stationnement gratuit

REER

Salle de sport sur place

Remises sur les produits

Horaire de travail hybride

Beaucoup plus!

Principales tâches de l’adjoint(e) exécutif :

Organiser des réunions, préparer et mettre à jour des documents, des rapports, des présentations et des dossiers réserver des salles de réunion pour divers groupes, fournir des collations dans les salles de conférence, au besoin

Gérer de manière proactive les préparatifs de voyage, les notes de frais et les présentations pour les membres de la direction du site

Coordonner les activités interministérielles organisées sur place et assurer des canaux de communication appropriés entre les groupes

Préparer/réviser/traduire divers rapports et autres documents, selon les besoins des membres de l’unité commerciale

Développer des rapports/outils et générer des informations générales pour les besoins du groupe

Communiquer les plans d’action suite aux réunions hebdomadaires/mensuelles

Soutenir les activités d’amélioration continue – Kaizen, formations, nouveaux projets, programmes de stages, etc.

Au besoin, saisir les contrats signés (CDA, accords de service, etc.) dans le système

Coordonner le courrier (interne – externe)

Coordonner toutes les activités et événements sur place

Coordonner les visites de sites (clients, fournisseurs, consultants, auditeurs, etc.)

Apporter un support budgétaire – suivi/allocation des dépenses, facturation

Identifier les opportunités d’amélioration et suggérer de meilleures méthodes de travail administratif

Toutes autres tâches connexes

Exigences pour le rôle d’adjoint(e) exécutif :

Le bilinguisme (français/anglais) et les compétences en traduction (dans les deux) sont essentiels

Au moins 10 ans d’expérience dans un poste d’adjoint(e) exécutif

Capacité à gérer plusieurs tâches/projets simultanément

Solide connaissance de MS Office

Connaissance/expérience avec SAP et Concur (un atout)

Bien organisé et capable de travailler sans supervision tout en respectant les délais établis

Peut établir des priorités et travailler sous pression

Proactif en termes de recherche d’amélioration des différents processus et disposé à apprendre de nouvelles méthodes

Postuler aujourd’hui!

We are looking for an Executive Assistant in Candiac!

What we have to offer you as an Executive Assistant:

Complete insurance package

Free parking

RRSP

On-site gym

Product discounts

Hybrid work schedule

Much more!

Main tasks of the Executive Assistant:

Organize meetings, prepare and update documents, reports, presentations and files reserve meeting rooms for various groups, provide snacks in conference rooms, as needed

Proactively manage travel arrangements, expense reports, presentations for site management members

Coordinate inter-departmental activities held on site and ensure proper communication channels between groups

Prepare/review/translate various reports and other documents, as required by business unit members

Develop reports/tools and generate general information for group needs

Communicate action plans following weekly/monthly meetings

Support continuous improvement activities – Kaizen, training, new projects, intern programs, etc.

When required, enter signed contracts (CDAs, service agreements, etc.) into the system

Coordinate mail (internal – external)

Coordinate all on-site activities and events

Coordinate site visits (customers, suppliers, consultants, auditors, etc.)

Provide budgetary support – expense tracking/allocation, invoicing

Identify opportunities for improvement and suggest improved administrative working methods

All other related tasks

Requirements for the Executive Assistant role:

Bilingualism (French/English) and translation skills (in both) are essential

At least 10 years experience in an Executive Assistant role

Capability to handle multiple tasks/projects simultaneously

Strong knowledge of MS Office

Knowledge/experience with SAP and Concur (an asset)

Well organized and able to work unsupervised while respecting established deadlines

Can set priorities and work under pressure

Proactive in terms of finding improvement for the various processes and willing to learn new methods

Apply today!

If you are interested and qualify for this position, you can apply directly on our website or send me your CV to [email protected]!

• Job ID / No. du Poste: 34053
• Open Positions / Postes Ouverts: 1