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Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction temporaire pour rejoindre notre équipe située dans la région de Montréal.

Adjointe de Direction

Montreal, Temporary

Salaire: 25$/hr

RESPONSABILITÉS:

Relevant de la directrice principale, gestion de l’actif et des opérations vous devrez assurer la coordination des activités et le soutien administratif de la direction.

Coordination (80%)

  • Gère et assure le suivi de toute l’information reçue pour le directrice générale s’assurant de répondre ou rediriger correctement selon les besoins et le niveau de priorité;
  • Gère, priorise et filtre les appels et les courriels et s’assure de rediriger adéquatement;
  • Effectue le suivi des correspondances au besoin;
  • Gère l’agenda et veille à ce que le calendrier soit respecté. Aussi, planifie les engagements à long terme et récurrents;
  • Organise les déplacements (voyages, conférences, entrevues et autres);
  • Assure la mise à jour régulière du fichier des contacts d’affaires;
  • Organise les réunions et coordonne les documents nécessaires lors de diverses rencontres dont le comité des directeurs, le comité de responsabilités sociales et autres réunions stratégiques, et ce, tout en assurant l’aspect logistiques (salles, traiteurs, etc.);
  • Élabore les convocations et définit les échéanciers de production des documents;
  • Rédige les ordres du jour et définit les priorités relatives aux points abordés;
  • Assiste aux rencontres, rédige les comptes rendus et procès-verbaux et assure les suivis des livrables et des échéanciers afférents;
  • Assure l’exactitude des informations inscrits avant d’obtenir l’autorisation de la directrice générale (contrats commerciaux, demande de personnel, renonciation d’appel d’offre, demandes de voyages, etc.).
  • Veille à accueillir les visiteurs et participe activement à l’accueil des nouveaux employés pour la direction générale. De plus, apporte son support aux directeurs de la direction générale, selon les besoins.

Soutien administratif (20%)

  • Conçoit, rédige les documents en français et en anglais sur la base d’un traitement régulier et rapide des demandes, tient à jour les documents (correspondance, présentation, tableau, etc.);
  • Effectue la révision linguistique et contextuelle de divers documents afin d’en contrôler la qualité, en s’assurant de leur cohérence avec les valeurs, politiques et normes de l’organisation;
  • Élabore le budget annuel en collaboration avec la directrice générale;
  • Procède aux engagements, réquisitions, bons de commandes, relevés de dépenses et assure le suivi de la facturation;
  • Produit ou coordonne différents rapports (tableaux de suivi, rapport annuel, rapports d’activités trimestriels);
  • Veille à l’approvisionnement et au maintien des fournitures de bureau. Voit également à ce que les espaces de bureau soient adéquatement équipés (incluant le matériel, l’entretien, la fonctionnalité des outils technologiques dans les salles de réunion);
  • Assure le classement, l’archivage et la mise à jour des documents et fichiers.

EXPÉRIENCES & CONNAISSANCES RECHERCHÉES:

  • 3 ans d’expérience pertinente
  • Diplôme d’études collégiales ou baccalauréat dans une discipline pertinente
  • Bilinguisme : anglais, niveau intermédiaire niveau 3
  • Français impeccable : niveau avancé
  • Maitrise de la Suite MS Office

Executive Assistant

Montreal, Temporary

Salary: 25$/hr

RESPONSIBILITIES:

Reporting to the Senior Director, Asset Management and Operations you will be responsible for coordinating activities and providing administrative support to the branch.

Coordination (80%)

  • Manages and follows up on all information received for the Director General ensuring that all information is responded to or redirected appropriately based on need and priority level;
  • Manages, prioritizes and filters calls and emails and ensures proper redirection;
  • Follows up on correspondence as needed;
  • Manages the agenda and ensures that the schedule is respected. Also, plans long-term and recurring commitments;
  • Organizes travel (trips, conferences, interviews and others);
  • Ensures the regular update of the business contact file;
  • Organizes meetings and coordinates the necessary documents for various meetings such as the Directors’ Committee, the Social Responsibility Committee and other strategic meetings, while ensuring the logistical aspect (rooms, caterers, etc.);
  • Develops meeting invitations and defines deadlines for the production of documents;
  • Drafts agendas and defines priorities for the items discussed;
  • Attends meetings, writes minutes and ensures follow-up on deliverables and related deadlines;
  • Ensures the accuracy of information entered before obtaining authorization from the Executive Director (commercial contracts, personnel requests, tender waivers, travel requests, etc.)
  • Welcomes visitors and actively participates in the welcoming of new employees for the General Manager. In addition, provides support to the Branch Directors as needed.

Administrative support (20%)

  • Develops and drafts documents in French and English on the basis of regular and rapid processing of requests, maintains documents (correspondence, presentation, tables, etc.);
  • Performs linguistic and contextual editing of various documents to ensure quality control and consistency with the organization’s values, policies and standards;
  • Develops the annual budget in collaboration with the Executive Director;
  • Makes commitments, requisitions, purchase orders, expense reports and follows up on invoicing;
  • Produces or coordinates various reports (tracking charts, annual report, quarterly activity reports);
  • Ensures the supply and maintenance of office supplies. Also ensures that office spaces are adequately equipped (including equipment, maintenance, functionality of technological tools in meeting rooms);
  • Ensures the filing, archiving and updating of documents and files.

EXPERIENCE & KNOWLEDGE REQUIRED:

  • 3 years of relevant experience
  • College diploma or Bachelor’s degree in a relevant discipline
  • Bilingualism: English, intermediate level 3
  • Flawless French: advanced level
  • Mastery of MS Office Suite

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Contract Info / Information sur le contrat
  • Job ID / No. du Poste: 28899
  • Open Positions / Postes Ouverts: 1
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