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Description du poste

Are you a dynamic individual with great interpersonal skills? Are you able to manage multiple tasks and handle a fast-paced environment?

If you answered yes, here’s the perfect opportunity for you!

Our client is currently looking for a Receptionist to complete their team for the office located in Ville Saint-Laurent, QC.

If you enjoy being part of a creative team and make a difference, apply immediately!

Responsibilities

  • Maintain office services by designing filing systems; organize office operations and procedure and monitors clerical functions
  • Creation and upkeep of a filing system for office documents, contracts and other legal documents
  • Monitor office supplies inventory and refresh as needed, continuously audit suppliers to get the best prices in the market
  • Answers telephone/voicemail; handle all client inquiries
  • Prepare for company meetings by setting up the meeting rooms (projectors, drinks, snacks, etc.) to represent the company image and offer the visitors a positive experience
  • Expedite, Receive, sort, process post and parcels, special samples or any other mailing tasks
  • Respond to office email or re-direct to appropriate staff
  • Lead the time and attendance reporting for all staff members
  • Lead the reporting of the incentive programs (ex. gift card program)
  • Assist the planning and implementation in coordination with HR Department for dinners, parties and special celebrations
  • Make payments, compile reports and manage the day-to-day credit card usage of the office
  • Assist with Onboarding when required
  • Maintain and manage the company fleet
  • Track usage, fuel costs, registration, insurance and repair and maintenance of the fleet

Qualifications

  • College Diploma in the field of Administration or Secretarial Studies
  • Two years (2) of experience in an administrative capacity
  • Advanced IT Tools user (computers, software, printers etc.)
  • Proficient with Microsoft Office
  • Familiar with time and attendance software and willing to learn new programs
  • Fluency in English & French (written and spoken)
  • Great interpersonal skills
  • Able to work flexible hours to accommodate operating needs
  • Organized and detail oriented
  • Self-learner and willing to learn and implement new ideas

Interested? Apply immediately!

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Êtes-vous une personne dynamique avec de grandes compétences interpersonnelles? Êtes-vous capable de gérer multiples tâches et vous adapter à un environnement au rythme rapide?
Si vous avez répondu oui, voici l’opportunité parfaite pour vous!

Notre client est actuellement à la recherche d’un(e) réceptionniste pour compléter son équipe pour le bureau situé à Ville Saint-Laurent, QC.

Si vous aimez faire partie d’une équipe créative et faire la différence, postulez immédiatement!

Responsabilités

  • Maintenir les services de bureau en concevant des systèmes de classement; organiser les opérations et les procédures de bureau et surveiller les fonctions de bureau
  • Création et tenue à jour d’un système de classement pour les documents de bureau, les contrats et autres documents juridiques
  • Surveiller les stocks de fournitures de bureau et les renouveler si nécessaire, vérifier continuellement les fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix du marché
  • Répondre aux appels téléphoniques et aux messages vocaux; traiter toutes les demandes des clients
  • Préparer les réunions de l’entreprise en aménageant les salles de réunion (projecteurs, boissons, collations, etc.) afin de représenter l’image de l’entreprise et d’offrir aux visiteurs une expérience positive
  • Expédier, recevoir, trier, traiter les envois postaux et les colis, les échantillons spéciaux ou toute autre tâche de courrier
  • Répondre aux courriels du bureau ou les rediriger vers le personnel approprié
  • Diriger les rapports de temps et de présence pour tous les membres du personnel
  • Diriger le rapport des programmes d’incitation (ex. programme de cartes-cadeaux)
  • Aider à la planification et à la mise en œuvre, en coordination avec le département RH, de dîners, de fêtes et de célébrations spéciales
  • Effectuer les paiements, compiler les rapports et gérer l’utilisation quotidienne des cartes de crédit du bureau
  • Aider à l’intégration des nouveaux employés, le cas échéant
  • Entretenir et gérer le parc automobile de l’entreprise
  • Suivre l’utilisation, les coûts de carburant, l’immatriculation, l’assurance, la réparation et l’entretien du parc automobile

Qualifications

  • Diplôme d’études collégiales dans le domaine de l’administration ou du secrétariat
  • Deux ans (2) d’expérience dans une capacité administrative
  • Utilisateur avancé des outils informatiques (ordinateurs, logiciels, imprimantes, etc.)
  • Maîtrise de Microsoft Office
  • Familiarité avec les logiciels de gestion du temps et des présences et volonté d’apprendre de nouveaux programmes
  • Maîtrise de l’anglais et du français (écrit et parlé)
  • Excellentes aptitudes interpersonnelles
  • Capable de travailler selon un horaire flexible pour répondre aux besoins opérationnels
  • Organisé et soucieux du détail
  • Autonome, prêt à apprendre et à mettre en œuvre de nouvelles idées

Vous êtes intéressé(e)? Postulez immédiatement!

Information du contact

Arianne Bellerive

[email protected]

(514) 227-4640 ext: 249