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Description du poste

Are you looking for an opportunity to be a part of something great? Do you have a passion for administration and event organization?

Our client is looking for you to join their team as an Administrative Coordinator!

This is a great foundation whose main mission is to ensure the development of thoracic surgery in Quebec and to create an environment conducive to the recruitment of academic thoracic surgeons at the CHUM. Their goal is to develop excellence in clinical care, teaching and research in the field of thoracic surgery.

Administration

  • Assist with the day-to-day activities of the Foundation and the running of the office (mail, calls, messaging, computer system, greeting visitors)
  • Assist the treasurer with accounting and all tasks related to treasury
  • Management of Giftworks, Quickbooks, Salesforce and Simplyk programs
  • Participate in Board meetings. A, Executive, AGM, and sub-committee meetings
  • Prepare meeting invitations, agendas, and minutes

Organization of events

  • Assist event organizer
  • Collaborate in fundraising and recognition activities (invitations, registration, master list management, sponsors, donors, budgets, volunteers, media, etc.)
  • Participate in the events committee

Communications

  • Management of the website and social media (Facebook, Instagram, Linkedin)
  • Annual activity report, newsletter
  • Info media presence, press releases

Financing

  • Monitoring of strategic planning of fundraising activities
  • Monitoring of actions aimed at increasing revenues
  • Participate in the finance committee
  • Participate in the preparation of financial statements, budgets, investment policy

Relations with donors

  • Maintain relations with various partners (CHUM, MDU, business, community)
  • Donor Recognition Program
  • Donor Loyalty Program
  • Patient Solicitation

Ideal Profile

  • Bachelor’s Degree (administration or management) or equivalent
  • 7-10 years of experience in the job market
  • Experience in philanthropy or NPO desirable
  • Computer knowledge (Excel, MS Office)
  • Knowledge of web and social media tools
  • Autonomy, rigor, organization, priority management
  • Dynamism, interpersonal skills, public relations Bilingualism (oral and written)

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Notre client, un Fondation a comme mission principale d’assurer le développement de la chirurgie thoracique au Québec et de créer un environnement propice pour le recrutement de chirurgiens thoraciques académiques au CHUM. Notre objectif est de développer l’excellence en soins cliniques, en enseignement et en recherche dans le domaine de la chirurgie thoracique.

Administration

  • Assurer les activités quotidiennes de la Fondation et le fonctionnement du bureau (courrier, appel, messagerie, système informatique, accueillir visiteurs)
  • Assister trésorier avec comptabilité et toute tache reliée à la trésorerie
  • Gestion des programmes Giftworks, Quickbooks, Salesforce, Simplyk
  • Participer aux réunions du C.A, de l’Exécutif, de l’AGA et des sous-comités
  • Préparer convocation, ordre du jour et compte rendu pour les réunions

Organisation des évènements

  • Assister organisateur d’évènements
  • Collaborer à la réalisation des activités de financement et de reconnaissance (invitations, inscription, gestion "master list", commanditaires, donateurs, budgets, bénévoles, médias …)
  • Participer au comité des évènements

Communications

  • Gestion du site web et des médias sociaux (Facebook, Instagram, Linkedin)
  • Rapport d’activités annuel, info lettre
  • Présence médiatique, communiqué de presse

Financement

  • Suivi de la planification stratégique des activités de financement
  • Suivi des actions visant la hausse des revenus
  • Participer au comité des finances
  • Participer à la préparation états financiers, budgets, politique d’investissement

Relations avec les donateurs

  • Maintenir les relations avec les différents partenaires (CHUM, UDM, monde des affaires, communauté)
  • Programme de reconnaissance des donateurs
  • Programme de fidélisation des donateurs
  • Sollicitation des patients

Profil recherché́

  • Bacc (administration ou gestion) ou équivalence
  • 7-10 ans d’expérience sur le marché du travail
  • Expérience en philanthropie ou OSBL souhaitable
  • Connaissances informatiques (Excel, MS Office)
  • Connaissance des outils web et médias sociaux
  • Autonomie, rigueur, organisation, gestion des priorités
  • Dynamisme, entregent, relations publiques
  • Bilinguisme (oral et écrit)

#QPQC